担当した仕事の内容・経緯・結果を上司に正確に伝え、情報を共有する
＜シチュエーションと目的＞
- １、担当した業務に区切りがついたときなどに書く
- ２、業務日報、週報、月報、出張報告、売り上げ報告を書く
- ３、上司が部下の仕事を把握するため、提出を求める
- ４、仕事の内容や進歩状況を整理して共有する
＜マナーとポイント＞
- １、読む人の立場で分かりやすく書くことが重要。また決まった書式がある場合はそれに従って書くこと
- ２、数量、名称、人名、場所などは正確に書き記すように心がける
- ３、事実と意見を混同して書くと読みにく。自分の意見を書く場合は、所感として別に記載するなど工夫する
- ４、結論を先に書く、小見出しをつける、箇条書きにするなど、読む人が短時間で内容を理解できるようにする。
業務報告サンプル01＜営業日報＞
- ・営業日報は上司への報告であると同時に日々の仕事内容を記録することで、自分の仕事を客観的に見つめるためでもある
- ・小見出しや案件ごとに箇条書きにするなど、読みやすいレイアウトを意識する
- ・「佐藤」など同性の人が多い場合は、フルネームにする、部署名や性別ややくしぃおを書いておくなど工夫する
- ・どのような商品なのかを記載する
- ・このような経緯が分かると、上司が先方に連絡しやすい。「先日は山村がご馳走になったそうで、ありがとうございました。」
- ・企画に動きがありそうな場合は時期を記す
- ・このような報告は文書だけでなく、口調でも上司に伝える
業務報告サンプル02＜作業日報＞
- ・作業日報は、分かりやすさや正確さが重要。数字の間違いには注意する
- ・いつ、誰が報告したかを明確に
- ・製品名や個数、数値に誤りがないよう、提出前に必ず確認する
- ・マーケティングにつながる情報として有益。自分なりの意見があれば積極的に記入する
業務報告サンプル03＜月報＞
- ・グラフ化すると売り上げやシェアなど数字の推移がわかりやすい
- ・（書き換え表現）月間作業報告書
- ・数字から判断できる現状を簡潔にまとめる
- ・評価点や問題点を分析し、作業効率の向上など改善につなげる
業務報告サンプル04＜年報＞
- ・数字は絶対に間違わないように何度も確認すること。小数点以下の数字を四捨五入するのかなど、注意が必要
- ・売り上げの推移はグラフ化すると分かりやすい。割合などは円グラフが見やすい
- ・分析は客観的な数字や事実をもとにまとめる。良い点だけでなく、悪かった点についても隠さず触れる。最後に次年度への提案や要望を加えるとなおよい。
業務報告サンプル05＜出張報告書＞
| 出張報告書
下記の通り、営業活動を行いましたので、報告いたします。
１、日程 平成○年２月３日（月）～５日（水）の３日間 ２、行先 名古屋 ３、目的 新規取引先の開拓および既存顧客へのフォロー ４、報告事項 中京電工の専務取締役の菅谷様に面談いただき、鋭意アプローチするつもりだったが、事前に送付していた資料・見積書で契約をいただいた。既存顧客には特段の不満もなく、満足されている様子だった。 ５、所感 今回アポローチできなかった新規取引先の開拓のため、引き続き名古屋地区で重点的に営業したい ６、経費 別添 以上 |
- ・出張報告は、できるだけ早く報告書をまとめ上司に提出することが望ましい。経費の精算も早めに処理すること
- ・（書き換え表現）表題の件、下記の通り報告いたします
- ・別記で分かりやすくまとめる
- ・成果や今後の課題、取引先の近況などを書きまとめると、上司にも好印象
- ・経費報告は会社所定の用紙があれば、それに則って精算する