相手に興味を持ってもらえるような表現と内容で、意図を明確に伝える。
＜シチュエーションと目的＞
- １、商品の魅力や、新製品の発表会、展示会、キャンペーンなどについて相手に伝える。
- ２、会社案内や株式総会などの開催情報を知らせる。
- ３、相手に興味を持ってもらえる表現や工夫が必要である。
＜マナートポイント＞
- １、相手に参加してもらえるように、案内文書の発想はできるだけ早めに出す。遅くとも３週間前には相手に届くように準備する。
- ２、相手に興味を持ってもらうため、開催の目的や意図は明確にする
- ３、相手に参加したいと思わせるため、内容や表現、レイアウトに工夫をする
- ４、開催日時や場所は絶対に間違わないようにする。場所が分かりにくい場合は地図を入れるなど、きめの細かい配慮をする。
案内文サンプル01＜新製品発表会の案内＞
- ・商品の魅力を伝える一文を加えて来場を促す
- ・（書き換え表現）平素は格別のお引き立てを賜り、
- ・案内したい商品の魅力を、分かりやすい言葉で簡潔に伝える
- ・（書き換え表現）下記要領にて発表会を実施し、皆さまのご批評を仰ぎたく存じます
-
＜テキスト（コピペ用＞ 拝啓 陽春の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃より、弊社製品の販売につきましてご尽力をいただき厚くお礼申し上げます。
さて、弊社では、かねてより「ＡＫⅡ」の後継機種の開発を進めておりましたが、このたび晴れて製品化に成功いたしました。
従来機種と比較して、機能は大幅に強化され、また、デザインも洗練され皆様方のご期待に沿える製品となったと自負しております。
つきましては、一般公開に先立ちまして、販売店の皆さまにお披露目したく下記の通り「ＡＫⅡ」新製品発表会を開催したいと存じます。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒、ご来臨をいただけますようお願いいたします。
略儀ながら書中をもちましてご案内申し上げます。
敬具
案内文サンプル02＜新商品の展示会の案内＞
- ・展示会や発表会に来場してもらうには、その魅力をいかに相手に伝えるかがポイント。カタログなど資料を開封するなど工夫も必要。
- ・案内の主旨を明確に伝える
- ・案内の魅力を伝える内容をできるだけ具体的に伝える
- ・相手のメリットになる情報があれば記載し、来場を促す
- ・（書き換え表現）万障お繰り合わせのうえ、ご来場くださいますようお願いいたします。
| ＜テキスト（コピペ用＞
拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。日ごろの格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 日時：平成○年１月２９日 午後１時～午後６時 |
案内文サンプル03＜メディア向けリリースの案内＞
- ・メディア向けリリースで、送付先が分からない場合などは、電話をして担当者を聞くか、それでも分からないときは「○○部 御中」として送る。
- ・一斉返信で案内する場合、宛先メールアドレスはＢＣＣで送るなど、他者に分からないようにする
- ・新作をつくった背景を盛り込んだり、こだわった点などを具体的に伝える
- ・（書き換え表現）搭載用の写真や商品サンプルを送りするすることもできますので、ぜひ貴メディアでもお取り上げげいただきたく、ご案内申し上げます。
| ＜テキスト（コピペ用＞
拝啓 陽春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。日頃より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 |
案内文サンプル04＜各種会合の案内＞
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秀歌祭のご案内 春めいてまいりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。今年も恒例の秀歌祭を４月６日（土）１１時より下記の場所で開催する運びとなりました。 今年も有効の輪が広がるよう、ご多忙中とは存じますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。 記 日時：平成○年４月６日（土）午前１１時～午後２時 場所：花の山会館 大須の間 電話：03-5649-5958 会費：５，０００円（当日お持ちください） 幹事：山田 宗助 連絡：03-9874-5784 以上
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- ・開催場所が分かりにくい場合などは、別途地図を同封したり、開催場所のＵＲＬを明記すると親切。
- ・（書き換え表現）開催ごとに有効の輪が広がっておりますので
案内文サンプル05＜年末年始の営業案内＞
| テキスト（コピペ用）
年末年始営業のご案内 拝啓 年の瀬も押し詰まり、ご多用中のことと存じます。 今年一年も格別のご愛顧を賜りまして、厚くお礼申し上げます。 さて、誠に勝手ながら弊社の年末年始の営業は、下記の通りとさせていただきます。 皆様にはご不便とご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 新しい年の皆様のご多幸をお祈りいたします。 敬具 記 年内営業 平成○年１２月２７日 １８時まで 年始営業 平成○年１月４日 １０時より 以上 |