内容が間違いなく伝わるように、簡潔に分かりやすく書く
<シチュエーションと目的>
- 1、健康診断、防災訓練、社員旅行、社内公募、訃報などを伝える
- 2、社員に情報を確実に伝え、共有させる
- 3、社内全体に幅広く情報を伝える
<マナーとポイント>
- 1、件名から伝えたい内容を推測できるように工夫する
- 2、重要部分はふぉんとを大きくする、朱書き・太書きにするなど工夫する。特に日時、場所、エントリー資格・方法をわかりやすく明示する
- 3、読みやすいレイアウトを心掛ける。日時、場所などは箇条書きで別記すれば伝わりやすい
- 4、掲示場所はエレベーターホールやエントランス付近など、人の目に留まりやすい場所を選ぶ
掲示・案内文サンプル01<健康診断実施の掲示>
- ・毎年の恒例行事の場合、長々と説明せずに実施要領を箇条書きにつたえる
- ・(書き換え表現)従業員各位
- ・件名はいつ何をするかが伝わるようにするとよい
- ・連絡した場合の具体的な措置を明示するとよい
- ・このような情報を入れることで参加率が上がる
- ・文書の所在が階層で分かりやすい
掲示・案内文サンプル02<防災訓練実施の掲示>
- ・防災も企業の危機管理として重要。目立つ位置に掲示し会社全体に呼びかける
- ・(書き換え表現)9月1日の「防災の日」にちなみ、社内防災訓練を実施します
- ・訓練の主旨を再確認して参加意義を高める
- ・訓練が重要な行事であることを暗示する
- ・細かな配慮を忘れずに
テキスト
下記の要領で防災訓練を実施しますので、出張予定者以外は全員参加してください。平成○年の○○大震災の折、各地で甚大な被害があった中で、当社の○○事業所が比較的軽微な損害で済んだのは、日頃により防災に真摯に向き合っていた賜物です。当日は萩野達也社長自ら訓練の陣頭指揮を執る予定です。 記 |
掲示・案内文サンプル03<社内運動会開催の案内>
従業員の皆様へ 体育実行委員会
秋の体育祭のお知らせ まだ大阪では残暑が猛威を振るう今日この頃ですが、盛岡支社からはキンモクセイの便りが届いております。秋はもうすぐですね。。 秋といえば、今年もやります、体育祭。昨年は知財部がまさかまさかの華々しい優勝を飾りましたが、今年はどんな伝説が生まれるのか、委員会としても楽しみです。 実施要領は以下の通りです。ご家族もお誘いのうえ、奮ってご参加ください・
1、日時 :10月7日(月)~15時(午前8時集合) (雨天の場合は中止です) 2、場所 :杉の森公園グランド 3、問い合わせ先 :総務部・山下(内線155) 4、備考 :昼食は各自ご用意ください。またゴミの持ち帰りにご協力ください。 |
- ・参加者が多い場合や雨天の場合、昼食の有無など気になる情報を明記しておく
- ・(書き換え表現)いよいよ待ちに待った部対抗体育祭が開催されます
- ・社内文書ではあるが、この場合はイベントを盛り上げる銚子の文章を心がけよう
- ・別記にして箇条書きで分かりやすく書く
- ・雨天の場合は延期か中止を明記しておく
掲示・案内文サンプル03<社員旅行の案内>
各位 総務部 大河内 薫
員旅行のお知らせ 今年も恒例の社員旅行のシーズンになりました。 皆様からのご要望が多かったことから、今年は木戸川温泉に決定しました。温泉以外にも木戸川下りなどもあり、十分にお楽しみいただけると思います。秋の木戸川を堪能しましょう。 記 1、日程 :11月1日(金)~2日(土) 2、集合場所 :本社玄関 3、集合時間 :午前8時集合(時間厳守) 4、宿泊先 :木戸川壮(日光市木戸川) 5、連絡先 :電話0120-34-0000 お問合わせは、総務部 大河内(内線201)まで |
- ・メールの併用や案内を部署で回覧するなどして、確実に伝える
- ・(書き換え表現)恒例の社員旅行を下記の通り行います
- ・イベント内容を明示するとよい
- ・時間厳守は必ず書き添える
- ・遅刻者対策で携帯電話の番号を記載しておくのもよい
掲示・案内文サンプル04<社内公募の案内>
ゆるキャラの名称を公募します
7月から全国で発売される小児用感冒薬「オキセリン21」について、今後認知度を一層向上させるため、添付写真のようなキャラクターを用意しました。 つきましては対象購買層の小児はもとより、その両親(特に母親)の心象に残るネーミング案を従業員の皆さまに広く募集いたします。 当該キャラは、テレビCMはもとより、全国のドラッグストアで営業推進に用いられます。 ご自身の案以外にも、ご家族のご意見も大歓迎です。採用された案には、社長賞および賞金10万円を用紙しています! 記 詳細案内 :社内イントラ TOP>社内公募>ゆるキャラ 問い合わせ :広報部 小佐野(内線504」)まで。 以上 |
- ・社内公募は詳細資料を添え、社内メールで募集するのもよい
- ・企画の経緯や意義を明記する
- ・公募の主旨を説明する
- ・以後の展開なども明記する
- ・応募したくなるような文章を加える
- ・(書き換え表現)採用された方には、感謝を進呈します