依頼したい内容をできるだけ簡潔に、正確に伝える。
- ●シチュエーションと目的
- ・相手にも利益になる用件を提案する
- ・相手に自社業務に関係するお願いをする
- ・相手の善意に頼ったり、手間を取らせる、動いてもらう。
- ・取引条件変更、再見積もり、取引先の紹介、打ち合わせなどの依頼をする
- ●マナーとポイント
- ・時候の挨拶や日ごろの感謝の言葉は省かず、丁寧な姿勢を示し、依頼状がつく頃に電話または直接訪問する
- ・なにを、いつ、どうしてほしいなど依頼内容を簡潔に伝え、条件などはできる限り具体的に提示する
- ・相手が十分検討できるよう、時間的余裕をもって依頼する
- ・どうしても回答を急ぐ場合は、こちらの事情を分かりやすく伝え、相手に納得してもらえるよう、謙虚な姿勢でお願いする
＜依頼文サンプル１＞アポイントや打ち合わせ（面識あり）の依頼
- ●作成ポイント
- ・初めて依頼する相手には手紙での依頼が基本だが、メールにする場合は「メールで失礼申し上げます。」など一言添える
- ・なぜ依頼したのかを具体的に書き、相手のモチベーションを上げる
- ・面会日時は相手の都合に合わせるのが基本。期日の指定がある場合でも複数の候補を挙げて相手に選択してもらう。
| ＜テキスト（コピペ用）＞
拝啓 寒気も少しずつ緩みはじめましたが、皆さまいいかがお過ごしでしょうか。 さて年が明けて間もなく、ご多用中とは重々承知しておりますが、来月中にご面会をお願いできる時間があれば教えいただけますでしょうか。 このたび弊社では新製品アクアプールのＰＲの一環としまして、販促グッズの制作を考えております。 なお、面会日時は加藤様のご都合を優先させていただきますので、今月中にご予定をお知らせいただけますと幸いです。 |
＜依頼文サンプル２＞取引先の紹介依頼
※貴台・・・相手を敬って言う語/小職・・・自分のことをへりくだる
- ●作成ポイント
- ・相手にあまり面倒と思われないために、依頼内容を絞って簡潔にお願いする。また相手に迷惑をかけないという一言も重要
| ＜テキスト（コピペ用）＞
拝啓 甚だ勝手なお願いで恐縮ですが、近々小職が福岡に出向き、正式なご挨拶を申し上げたいと考えております。 |
＜依頼文サンプル3＞新規見積もりの依頼
・件名には、見積もりを依頼する商品名などを具体的に入れておくと、相手に伝わりやすく、間違いも少ない。また必要なポイントを箇条書きで記しておくと、相手も見積書を作成しやすくなる。
・初めて見積もりを依頼する場合、メールを送るまえに電話で一報を入れるのが望ましい。
・件名に見積もりをお願いする商品名を入れると相手が分かりやすい。
・（書き換え表現）下記の条件でお見積価格をご提示いただければ幸いです。
| ＜テキスト（コピペ用）＞
拝啓 陽春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと喜び申しあげます。 早速ではありますが、このたび弊社におきましては、貴社製品ハンディＱの購入を検討させていただきたいと存じます。つきましては、下記条件によるお見積りをご作成のうえ、ご送付くださいますお願い申し上げます。 敬具 記 １、品名：ハンディＱ |
＜依頼文サンプル4＞再見積もりの依頼
・再見積もりをお願いする理由を相手に伝えることが必須。
・見積書を受け取っていることの確認と、迅速な対応への御礼を述べる。
・再度見積もりを依頼したい理由を明確に伝える。
・現状の見積金額からどのくらい値引き（変更）してもらいたいのか具体的な数字を入れてもよい。
・（書き換え表現）発注に踏み切れずにおります。と柔らかい表現にするのもよい。
| ＜テキスト（コピペ用）＞
拝復 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。 このたびは、早速見積書をご送付くださり誠にありがとうございました。 しかしながら、お見積り額は、他社製品と比べましても割高になっており、このままでは大きな販売実績は見込めそうにないと判断いたしました。そのため貴社お申し越しの価格では、弊社としては発注することは難しいと考えおります。 つきましては、誠に勝手なお願いと存じますが、見積書内容および、条件のご再考をお願いできれば幸いでございます。 敬具 |
＜依頼文サンプル5＞支払方法変更の依頼
・支払方法の変更は、互いに大変重要な取引の項目になるので、記載事項に誤りがないよう確認する。
・変更後の支払方法がいつから始まるのかを明確に記入する
・（書き換え表現）これまでの弊社担当者による集金から、銀行振り込みに変更いたしますので
・請求付きと支払方法変更付きにずれがある場合は特に、いつの請求分から変更になるのかを明記する
| ＜テキスト（コピペ用）＞
拝啓 向寒の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のご愛顧を賜りまして、厚くお礼申し上げます。拝啓 向寒の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のご愛顧を賜りまして、厚くお礼申し上げます。 記１ 従来のお支払方法 各担当による集金２ 新しいお支払方法 銀行振り込み３ 実施日 平成○○年３月１日（金）４ お振込先 三井住友銀行東京支店 当座 ○○○○○○ 以上 |
＜依頼文サンプル6＞値下げの依頼
・今後の取引にも影響する事柄なので、メールでの依頼はできるだけ避けること。お伺いの段階でも書面で依頼するのがマナー。
・取引条件を変更してもらうため、相手に納得してもらえるような理由を明記する。
・具体的な金額など数字を明記すると、相手に扶養な心配を与えず、どのくらいの範囲で価格を変更すればよいか検討しやすくなる。
・あくまでもお願いであることを示す謙虚な姿勢で締めくくる
・（書き換え表現）○無理ばかり申して恐縮ではございますが、何卒ご協力のほど、伏してお願い申し上げます。
○このような事情ですので、何卒ご高配を賜りますようお願い申し上げます。
| ＜テキスト（コピペ用）＞
拝啓 時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 さて、早速ですが、貴社より納入いただいております「ピットプロ」について、仕入れ価格のご検討をお願いいたしたく存じます。 敬具 |
その他（テキストのみ）
| ＜注文数量変更の依頼＞
注文数量変更のお願い 拝啓 初春の候、貴社いおかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。。平素は格別のご高配をあずかり厚く感謝申し上げます。 さて、この度は先般発注いたしました。「ローラー２１」に関しまして、注文数量の変更をお願いしたくご連絡いたしました。 弊社の発注担当者による確認不足から、お得意様との行き違いが判明し、大幅な仕入れ数量の変更を余儀なくされております。 つきましては現在の注文数量１６台を１０台へ変更させていただきたいと考えております。 貴社に大変なご迷惑をおかけすることは重々承知しておりますが、何卒弊社の窮状を斟酌いただき、ご了承いただきますようお願い申し上げます。 まずは不躾ながら書面にて数量変更のお願いまで。 敬具 |
・依頼後、相手の回答がこちらの意向に沿わないものだとしても、それに抗議するようなことは行わない。あくまでも低姿勢で相手の態度が和らぐような文面を心掛ける。
。件名に変更内容を明記する。注文した商品名を入れてもよい。
・なぜ変更をお願いしたいのか、相手に納得してもらえるよう、変更の理由を簡潔に各
・具体的な数量を間違えのないようように明記する。
・（書き換え表現）諸事情をご賢察のうえ
| ＜注文取消しのお願い＞
注文取消のお願い 拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 さて、弊社４月１５日付の注文書にてご注文いたしました「パワー１２３」（数量５台）は、納期延長とのご連絡をいただきました。 しかしながら、パワー１２３の使用日程の変更は今からでは難しいと判断し、今回の注文は取消させていただきたいと存じます。 また別の機会にお願いすることもあるかと存じますが、あしからずご了承ください。 敬具 |
・取り消す理由は致し方なく、ことらも遺憾であるという心情が伝わるように書くことが大切。
・取り消したい内容を間違いないように明記する
・（書き換え表現）パワー１２３は前回の御取引きでもその利便性が分かっておりますだけに、是非ともお願いしたいのですが、これからの使用日程の変更は難しく・・・
| ＜同行の依頼＞
ご同行のお願い 拝啓 陽春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、深く感謝しております。 さて、弊社では新製品「アルファ１２３４」の拡販のため、採用をご検討いただいている企業を訪問し、紹介を考えております。 つきましては、新製品の紹介ということもあり、共同開発いただきましたら貴社の営業担当者様にもしご同行いただけましたら、大変ここ強く感じる次第です。 このたびの訪問は、すでに採用をご検討中の企業に絞っておりますので、何卒ご支援くださいますようお願い致します。 つきましては、同封いたしました別紙訪問先およびスケジュールをご参照のうえ、ご検討いただければ幸いに存じます。 まずは書面にてご同行のお願いまで。 敬具 |
・同行してもらうことで相手のメリットにもなるということも伝えられれば、相手が検討する際のモチベーションになる
・（書き換え表現）新製品「アルファ１２３４」の紹介で、既存顧客へのアプローチを予定しております。
・相手が同行する気になる情報も伝える。
・相手が同行予定を組みやすいよう、分かっている範囲で詳細を伝えるようにする。
| ＜お打合せのお願い＞
お打合せのお願い 拝啓 向寒の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、深く感謝いたしております。 さて、以前よりご依頼しております弊社新製品の外装デザインに関しまして、既存ユーザーへのアンケートの集計が出ました。 つきましては、再度お打合せをお願いしたく、恐縮ですが、１１月２８日までにご足労いただける日を小職までご連絡くだされば幸いです。 取り急ぎ、お願いまで。 敬具 |
・相手に足を運んでもらうために、低姿勢で丁寧にお願いする
・なぜ打ち合わせが必要かを記載する
・日付を区切って回答を促す
・（書き換え表現）ますは略儀ながら、書中にてお依頼申し上げます。
| ＜市場調査の依頼＞
アンケートのお願い 拝啓 陽春の候、貴店におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。 さて、当社ではご好評をいただいておりますキッチンシリーズ「イーキッチン」のさらなる拡販につながるマーケティング企画を立案中でございます。 そのため、広く皆様のお声をお聞きしたいと考えアンケートを実施する運びとなりました。 つきましては、ご多用中のところ恐縮でございますが、同封のアンケート用紙にご回答いただき、４月１９日までにご返送願いたく存じます。 なお、ご回答の内容はマーケティング企画の参考資料として以外には使用せず、外部に情報の漏えいなどしないことを堅くお約束いたします。 何卒ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。 敬具 |
・相手に手間をとらせることを忘れず、丁寧に依頼する
・アンケートの主旨と目的を、具体的に分かりやすく明記する。
・（書き換え表現）・現場の生の声をマーケティング活動に生かしたいと考え
・期限内に返送してもらうためにも、余裕を持った依頼を心掛ける
・目的以外には使用せず、情報管理をしっかりと行う旨を明記する。
・（書き換え表現）新製品「イーキッチン」に対する率直なご意見、ご指摘などを含めてお答えいただき・・・
| ＜資料送付の依頼＞
資料送付のお願い 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。 さて、このたび弊社では新規顧客開拓を計画しており、その一環としまして弊社ホームページの一新を検討しております。 つきましては、貴社製品「ＯＫシステム」に関する参考資料をご送付いただきたくお願い申し上げます。下記の通り送付先を明記させていただきましたので、ご多用中のところお手数ですが、よろしくお取り計らいのほどお願い申し上げます。 まずは、取り急ぎご依頼まで。 敬具 |
・メールで資料送付を希望する場合はアドレスの記載も忘れないようにする。