◆相手に響く説明をするために大事なこと
大前提として伝えたい情報をどれだけ詳しく持っているかが重要です。そのためには調べることが大事となります。
- ・最初にしっかりと調べる
- ・考えている最中に気になったことも追加で調べる
- ・なんとなく理解したままで終わらない
説明上手への道は、徹底的に調べることから始まります。
◆うまく端折る技術
細かすぎる説明は逆にわかりにくくなります。相手にどの程度の細かさで理解してもらいたいのかを正しく定義することができれば、わかりにくい説明から脱却できます。
具体的な例を挙げると、
- ・５％安いのか、３％安いのかと話す前に従来品よりも安いと伝える
- ・Ａ支店は９５％達成、Ｂ支店は１０２％達成、Ｃ支店は１０８％達成とすべてを細かく報告する前に１５支店中１３支店は目標達成あるいは未達のほうを強調したいなら２支店が未達のため対策を講じると全体像を伝える
- ・まず現場担当がチェックしてそれを同僚がチェックしそれをチームリーダーがチェックし係長が承認したものを課長がダブルチェックすると説明する前に現場から管理者まで五重のチェック体制を敷いていると伝える
このように必要な理解レベルを見極めておおまかなことから伝える。
◆粒度を合わせると伝わりやすくなる
説明において物事のサイズ感大きさを揃えることは、相手の理解の助けになります。これはレベル感とか粒度とよびます。たとえば車・バイク・自動車は乗り物の種類として同じ粒度です。つまり、包含関係にある（どちらかがどちらかを内包する）ものが、一緒に並んでいると違和感が生まれるということです。
粒度を合わせる方法として（粒度をそろえるお勧めのフレームワーク）はロジックツリーです。コンサルタントはあらゆる物事を構造化してとらえるのですが、その中で代表的なものがロジックツリーです。どこかに行くというときにタクシーで行く、電車で行く、歩いていく、自転車で行く、飛行機で行くという選択肢を思いついたとします。コンサルタントがこれらの手段をながめるときには、
・ルートの決まった移動手段（公共交通機関）＝電車・飛行機
・自由に経路や目的地を設定できる手段＝タクシー・徒歩・自動車の２つに分類できるななどと考えています。
◆メールでの説明は条件分岐を意識する
まず基本となるのは読み手がそのメールを読みながら、何を考えどう感じるかをきちんと想像することです。あらかじめどういう条件でどのような分岐があるか整理しどういう流れで説明を続けるのかを考えておくことは説明のシュミレーションになります。
◆たとえる力アナロジーを使いこなす技術
ポイントは、Ａという事象とＢという事象の似ている部分を軸にしてＡをＢみたいとたとえるという点です。そのポイントに着目して優れたアナロジー（比喩表現）をします。
- 原則１：相手が理解しているものでたとえる
- 原則２：ちゃんと似ている
- 原則３：意外性がある