CSVファイルとは何でしょうか？通常はダブルクリックするとExcelで開けるし、見た感じもExcelファイルと変わらないです。「だったらExcelファイルでいいじゃないの？」と思ってしまうのももっともです。
今回はCSVとExcelの違いについて少し触れてみたいと思います。
１、「なんでExcelで送ってくれないの？」と思ってしまうとき
作業者から見ると、「CSVとか言われてもExcelと同じなんだし、だったら最初からExcelで送ってほしい」というのはとても理解できます。そもそもExcelで作業するならばCSVという存在は余計なものかもしれません。
ただし、この要望の答えは(一般的には)「最終的にExcelで使う場合でもCSVでないとダメ」なのです。
(そしてこの答えへの納得の為にはCSVファイルの理解も必要となったりします)
２、CSVとExcelの違いを簡単に言うと・・
単刀直入にCSVファイルとExcelファイルの違いは何でしょうか？
上記のアイコンは少し違いますが、他にも色々と違いはあります。
簡単にまとめると下記のようになります。
(実際には、ExcelファイルはAccessで取り込むことができたりなどしますが説明の便宜上端折っています)
| ファイル種類 | CSVファイル | Excelファイル |
| Excel以外のソフトで見れるか | 見れる | 見れない |
| 文字(セル)の装飾はできるか | できない | できる |
CSVファイルはExcelで開くことができるため、Excelの機能を使ってセルに色を付けたり文字の装飾が可能ですし、関数を入れることもできます。
ただし、それらをCSV形式で保存してみるとどうなっているか(文字の色は変わっているか、関数は計算結果が保存されているのか、それとも数式自体が保存されているのか等)確認してみると実感がわくかもしれません。
※余談ですが、通常のExcelファイルであるにも関わらず、日常的に「CSV」という名称を使っている企業の方もいますが、ここで説明している内容の「CSV」とは意味が異なっていると思われるので注意してください(恐らく元はCSVから作成したものだったもので、Exce形式に変換された後も名前だけ引き継がれてきたものと推測されます)。
３、CSVファイルの中身はとてもシンプル
CSVファイルはとても簡単に言えば、どのソフトでも見る(開く)ことができるテキストファイルです。 下記はExcelを使ってCSVファイルを作成し、それをWindowsに付属しているソフト「メモ帳」からテキストファイルとして開いた画像です。
よく作業で「CSVで送るから見ておいて」などと言われるときは上記のような形式のファイルを指しています。
CSVファイルはテキストファイルの一種です。テキストファイルは簡単に言えば文字を装飾できない決まりがあります。そしてCSVもこのルールに則っているためとてもシンプルな仕組みなのです。
しかしだからこそ色々なソフトで見ることができる、いわゆる「互換性がある」という利点にもなっています。
そしてその互換性を維持するため、ExcelからCSV形式で保存するときに次のようなメッセージが表示されます。
「選択したファイルの種類は複数のシートを含むブックをサポートしていません」
簡単にいうと「互換性を維持するためには、1シートで1CSVファイルしか作れないですよ」
「CSV(カンマ区切り)と互換性のない機能が含まれている可能性があります」
簡単にいうと「互換性を維持するためには、セルに色が付いていますが削ぎ落としますよ」
ちなみにCSVの「C」はカンマ(Comma)の意味です。Excelではこのカンマを列の境目として下記のようにして表示する仕組みになっています。
４、CSVが不要である場合(Excelファイルのまま使える場合)
上記の表で挙げた違いを踏まえて、CSVファイルを使わなくてもいい環境(状況)を考えてみたいと思います。
1．自分だけが使う表データがある
2．表データの管理はExcelだけ使う
このような場合はCSV不要です。というよりCSVファイルを使う意図が見えてきません。もしこのような環境で使うのであれば、かなり特殊なことをしていることが考えられます。
逆に言うと、こういう環境下に無い場合は、CSVファイルを使う可能性が出てきますし、もっと言えば「CSVファイルを使わざるを得ない」も考えられます。
５、どんな状況でCSVファイルが必要なのか
CSVファイルを使うタイミングは基本的には以下の2点です。
・【出力用ファイルとして使用】データベース等ソフト→CSV保存→Excelで使う→加工、印刷
・【入力用ファイルとして使用】Excel→CSV保存→データベース等で取り込む
一般的によくあるだろうパターンが、データベースに入っているデータをExcelで見る場合です。
データベースをExcelで直接見ることができないため、CSV経由となります。
データベース→CSV作成→Excelで開く、のような流れになります。(※ただしODBC等を介すとExcelでも直接見れたりもしますが、ここでは無視しています)
６、Excelを持ってない
「Excelで作ったファイルを他のPCでも開きたい・・・でも、そのPCにはExcelが入ってなくて、他の表計算ソフトが入っている」と言った場合も考えられます。
つまりこれらは、先ほど説明した「CSVが不要である場合」に当てはまらない場合ですね。
こういった場合も、CSVファイルとして保存しておけば他の表計算ソフトでも見ることができます。
(最近ではExcel形式のファイルでも開ける表計算ソフトも多くなっているのでこの限りではありません)
７、ExcelでCSVファイルを扱う時
ExcelでCSVファイルを開くとExcelの機能がそのまま使えてしまうので、CSVとの違いを知るのは難しいですが、先に説明した通り、そのデータを保存することで違いが明らかになります。
またCSVファイルを扱うときは、注意点も必要になります。特に前項で書いている「出力用」「入力用」の用途の違いによって、できることできないことが変わってくるので注意が必要です。