履歴書の折り方、郵送する場合の方法・マナー、添え状の書き方、履歴書在中の書き方
履歴書の折り方
二つ折りとは…市販されている状態以上に折らないこと
履歴書の折り方として意見がわかれるのは、「二つ折り」と「三つ折り」です。
「二つ折り」というのは、真ん中で半分に折っただけのもの。市販の履歴書の多くは、初めからこの「二つ折り」の状態で売られていますから、「折らない」という意見とイコールです。
三つ折りとは…市販されている状態から１／３に折ること
一方、「三つ折り」は、「半分にした履歴書を１／３に折る」こと。履歴書の三つ折りは、厳密に言うと「二つ折りにした上で三つ折りにする」ことを指しています。
履歴書は二つ折り（折らない）が正解
理由は後述しますが、履歴書はできるだけ折らないようにするのがマナーと言われています。従って、郵送・持参問わず、履歴書を封筒に入れる際は、真ん中で左右に二つ折り（履歴書が売られているときの状態）にするのが正解です。
「二つ折りでは長封筒に入らないので三つ折り」という場合も、小さな封筒に合わせて折り曲げるのではなく、折り曲げない履歴書に合わせて、大きめの封筒を選ぶことがマナーです。
二つ折りの履歴書に合う封筒は、角形A4または角2号
二つ折りにした履歴書は、長封筒には入りません。下記いずれかの封筒を購入しましょう。
- 角形A4（228mm×312mm）
- 角２号（240mm×332mm）
角２号や角形A4は定形外郵便になるため、切手代は少しかかってしまいますが、折らずに入る大きめの封筒を探しましょう。
その際、クリアファイルに入れた上で封筒に詰めると、いっそう受け取った人は管理がしやすく好印象です。
２．折り方解説・履歴書の二つ折り
自作の履歴書や、ネットでテンプレートが配布されている履歴書、市販の履歴書でも折られていないものを使う場合には、自分で二つ折りにする必要があります。
写真・氏名欄を外側に二つ折り
名前や写真が外側に来るように真ん中で二つ折りにしましょう。
自作の履歴書をキレイに二つ折りするコツ
- 定規を用意
- 履歴書を裏返す
- 片側を持ち、もう片側の端と合わせる
- 上下の角が合っている状態のまま片手で押さえる
- もう片方の手で軽く折り目を付ける
- 定規でなぞってしっかり折り目を付ける
- 完成
折り目がずれないよう、滑りやすいデスクやテーブルで折るのは避けましょう。また、履歴書に汚れが付かないよう、あらかじめ下をしっかり拭いて綺麗にしておくこと。水拭きをした後は乾くのを待ってから折り始めましょう。
３．履歴書はなぜ二つ折りが正解なのか？
目的は扱いやすい「A4サイズ」に合わせること
履歴書を小さく折りたたまない方が良い理由、それは採用担当者にとって、小さく折り曲げられた履歴書が管理しづらいからです。
一般的なオフィスでは、A4サイズがプリンターの標準用紙に指定されており、クリアファイルやバインダーも全てA4サイズ用のものが用いられています。職務経歴書やお礼状などの応募関連書類の多くがA4サイズ推奨なのもそのため。
履歴書の用紙はA3またはB4サイズで、二つ折りにすることでA4またはB5、つまりA4書類と一緒に管理しやすい大きさになるようにできています。
それを小さく折り曲げてしまうことで、どんなに伸ばしてもファイリングやコピーがしづらい…など、わざわざ採用担当者の手を煩わせてしまうことに。採用担当者が一組の応募書類に目を通す時間は1～2分と言われていますから、扱いにくい履歴書は、相手にとってもあなたにとっても、良い結果をもたらしません。
履歴書の折り方はどう評価に響くのか
履歴書の折り方が評価にどれくらい響くのか。実際は折り方が雑だったり、三つ折りになっていたりするだけで、落とされてしまうようなことはほとんどないでしょう。なんとなく折り作業にニガテ意識がある場合も、ちょっと安心ですね。
ただ、履歴書を二つ折りにするのも、綺麗にそろえるのも、「受け取った側が困らない」という配慮の問題です。ときおり転職解説記事や転職本でも、三つ折りや雑な折り方の履歴書がマナー違反として取り上げられているように、手を抜くことで悪い印象に繋がってしまう場合があるのもまた事実。
「履歴書は中身が大事だから折り方なんて関係ない」と開き直らず、履歴書は大きめの封筒に二つ折りで入れた方が無難。自分で折る場合は、くれぐれも丁寧に。
４．それでも履歴書を三つ折りで提出する場合
履歴書の三つ折りがOKなのはどんなとき？
履歴書は原則的に二つ折りが基本です。中には三つ折りを前提とした、折り線入りの履歴書や、三つ折りにしなければ入らない封筒が付属する履歴書も市販されているものの、ちょっとでも落とされたくないと思うなら、使わない方が無難です。
一般的に、三つ折りが許されるのは次のような場合に限定されます。
- パート・アルバイト募集のとき
- 派遣会社や人材紹介会社へ提出するとき
- その他選考に関係なく提出を求められた場合
パート・アルバイト募集のとき（但し二つ折りの方がオススメ）
前段でお話しした「三つ折りを前提とした履歴書」は、そもそもパート・アルバイト用のものに多く見られます。したがってパート・アルバイト募集では、企業の元に三つ折りの履歴書が届きやすく、社会人や就活生に比べると許容されやすい傾向にあります。
とはいえ、許容されやすいだけで、企業側は折りたたまれた履歴書を一つ一つ広げたり、シワを伸ばしてA4フルサイズのファイルに入れることになります。小さく折りたたまれた扱いにくい履歴書が多数届く中だからこそ、大きな封筒で折っていない履歴書が送られてきたときのインパクトは絶大。目に止まる履歴書を目指すなら、パート・アルバイトの場合も二つ折りが望ましいでしょう。
派遣会社や人材紹介会社へ提出する履歴書
派遣会社や人材紹介会社（エージェント企業）へ履歴書を提出する場合など、あくまでサービスを利用するために履歴書の提出が必要な場合は、三つ折りで出しても構いません。ただし、持参するのにわざわざ三つ折りで小さめの封筒に入れるようなら、それは不親切。封筒の代わりにA4のクリアファイルに入れて渡しましょう。また、郵送の場合も相手のことを考えると、二つ折り（折らない）で出す方が親切ではあります。
選考に関係なく提出を求められた場合
その他、選考に関係なく履歴書の提出を求められた場合や、形だけ提出を求められた場合は、三つ折りで提出しても構いません。
但し、この場合も手渡しであれば、二つ折りの状態でクリアフォルダに入れて提出する方が親切です。
履歴書を綺麗に三つ折りにするポイント
あると便利なもの
・定規
履歴書を三つ折りにする際は、まず履歴書を左右半分の二つ折りにした上で、写真と氏名が一番上に来るように、折り面がＺ型になる『外三つ折り』で三つ折りにしていきます。
長封筒付きなど、三つ折りを前提にした履歴書の場合、用紙に折り位置がマーキングされている場合はそちらに従って折りましょう。もしもない場合は、長さを測りながら、折り幅が均一になるように。三つ折りにする際の折り幅は、二つ折りにした履歴書のサイズがA4の場合は99mm、B5なら86mmのところで折り返していくと、均等に折ることができます。
Ｚ型に折れたら、折り目をしっかり付けるために上から定規でなぞりましょう。
三つ折りのNG例
下記のような折り方はNGです。
ビジネスシーンでよく使われる巻き三つ折りは、もともと書かれている情報が外に透けないようにするためのもの。封筒から出したときにまず氏名と写真が見えるようにしなければならない履歴書の折りたたみ方としては、あまり相応しくありません。
ネットで紹介されている「手軽に三つ折りにする方法」に注意
下記サイトなどでは、紙の折り方として、A4のコピー用紙を使った時短三つ折りテクニックが様々なところで話題を呼んでいます。履歴書にも応用できそうですが、A4コピー用紙の短辺に合わせて折るこの方法だと、99mmで折らなければならない部分を87mmで折り畳むことになり三つの折り幅が不揃いになってしまいます。
長封筒にギリギリ収まり、一般的な紙の場合はとても便利なテクニックですが、履歴書の場合は広げたときの見栄えが良くないため、避けた方が無難です。
参照：A4用紙を手軽に三つ折りする方法-ITメディアエンタープライズ
５．まとめ
いかがでしたか？
履歴書を折る際は、二つ折りが基本。「小さめの封筒が付属しているから三つ折りで」など、手持ちの封筒に合わせて折り方を決めないように。
せっかく一生懸命書いた履歴書が、折り方ひとつで評価を落としたりしないよう、折り方のマナーを守り、ピシッと綺麗な二つ折りを心がけましょう。
履歴書の郵送方法のマナー
１．まずは準備から。履歴書と一緒に送るもの５点
履歴書を郵送する際、何を用意する必要があるか、ご存知ですか？
履歴書と、履歴書を入れる封筒と…？
転職の場合なら、職務経歴書など、その他の応募書類も、企業の求めに応じて提出する必要がありますね。
【履歴書と一緒に送るもの】
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なお、履歴書や応募書類は送る前にコピーを取り、手元に予備（写し）を残しておきましょう。面接では郵送した書類に書かれた内容を元に質問されるため、何を書いたか忘れないようにするためです。
２．履歴書・応募書類を入れる封筒を用意する～A4・白が鉄則～
市販の履歴書を買うと「履歴書在中」と書かれた長封筒が付いてくる場合がありますが、あちらを使うのはアルバイトの場合のみ。職務経歴書や添え状など、履歴書以外にも書類を同封する必要がある転職時には、全ての書類が折らずに入るサイズを選びましょう。
封筒の色は白のものを選びましょう。以前は茶封筒がマナー違反という意見が多くありましたが、最近は単なる色によるマナー・モラルというのはそこまで聞かなくなりました。但し、茶封筒は白封筒よりも薄くて破れやすく、先方の手元に届いたときは、どうしても白封筒の方がカッチリとして見える可能性が高いです。また、茶封筒はダイレクトメールや他の書類と紛れてしまいやすい、というデメリットもあり、そういった観点から、白封筒が今も推奨されています。
なお、郵便番号記入欄は、ついていないものでも構いません。
３．添え状（カバーレターまたは送付状）を書く
あなたが仕事で書類をメールで送る際、どんなに忙しくても本文には「書類をお送りします」といった一言を添えて送りませんか？ 履歴書を郵送する際も、封筒を開けたら何の一言もなく応募書類だけが入っている……というのはちょっと不躾なもの。モラルのない人だと思われないよう、A4・1枚程度の簡単なもので構いませんので、添え状を用意するようにしましょう。
※送るものが履歴書だけだとしても添え状は必要です。
４．封筒に宛名を書く（黒サインペンと赤ペン使用）
封筒に宛名を書きます。使用する道具は次の通り。いちいち探しに行かずに済むよう、事前に用意しておきましょう。
【使う道具】
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封筒が大きいので、宛名書きをする際は黒のサインペンがベター。ボールペンだと読みにくく、油性マジックは裏移りしてしまう可能性があります。手書きは緊張するものですが、字の上手い下手は関係ありません。丁寧に、気持ちを込めて書きましょう。
封筒 表の書き方
１．郵便番号記入欄に郵便番号を明記。欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けばOK。特に赤ペンで記入枠を書く必要はありません。
２．封筒の右側に宛先の住所を書く。都道府県から縦書きで。建物名なども略さずに記入。
３．封筒の真ん中やや右に会社名を。「株式会社」を省略したり「（株）」とするのはマナー違反です。
４．会社名の次の行に宛名を。少し大きめの文字で担当部署・課から書き始めます。
・部署までしかわからない場合は…「○○部（○○課）御中」
・担当者名がわかっている場合は…「○○部（○○課）○○様」
・担当者名がわからない場合「○○部○○課 採用ご担当者様」としてもOK
５．表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲う。たくさん出す可能性がある人は、文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中』のスタンプを購入するという手も。
宛名を書く際は、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認しましょう。
封筒 裏の書き方
１．封筒の左下に自分の住所・名前・郵便番号を縦書きで書く。都道府県名から、建物名などを省略しないこと。
※裏面にある紙の継ぎ目を中心に右側に住所、左側に名前を書くという意見もあります。日本郵便が正式に提唱する封筒の裏書きですが、A4サイズの封筒の場合、裏面の中央に継ぎ目がない場合も多く、あえてこちらに合わせる必要はないでしょう。
参照：封筒の表書き・裏書きの書き方-日本郵便
２．住所の上に、縦書きで投函する日付を記します。マナー本によってはここを省略している場合がありますが、採用担当者が届いているのに気付かなかったとき、ちゃんと早々に送付していたことが伝わるため、オススメです。
３．必要書類を全て入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊を付け、封をします。その上から「〆」マークを書くことをお忘れなく。
ポイント
あらかじめ全体を俯瞰しながら、鉛筆で文字を書く範囲に「○」印を付けておくと、バランスよく書けるでしょう。
５．封筒に入れる ～書類の向きと順番にもルールあり～
応募書類一式を封筒に入れる際は、下記の順番で。
- 送り状/カバーレター（折らない）
- 履歴書（真ん中で二つ折り）
- 職務経歴書（折らない）
- その他の応募書類（折らない）
これらを直接入れるのではなく、クリアファイルに入れた上で、封筒に入れましょう。
上下・裏表が反対にならないよう注意。
万が一、他の郵便物に揉まれて強い力が加わったり、雨で封筒が濡れてしまったりしても、クリアファイルに入っていれば、中身がダメージを受ける可能性は少なくなります。また、採用担当者としても封筒から出した後の管理が楽になるため、「この人は気配りができる人だ」と好印象を抱かれることでしょう。
※繰り返しになりますが、封筒に応募書類一式を入れて封をする前に、必ずコピーを取っておきましょう。
６．履歴書を郵送する ～郵送方法はポスト投函よりも郵便局窓口で～
冒頭でお話ししたように、郵送方法としてポストに直接投函するのはあまりオススメできません。料金不足で思わぬトラブルが発生する可能性があるからです。切手を貼っていない状態で郵便局の窓口へ持って行き、正確に重さを図ってもらい、その場で郵便局員に料金を支払いましょう。窓口なら、いつ頃相手に届くかも聞けば教えてもらえるため、何かと精神的に安心です。
また、確実に届くか心配…という場合には、窓口なら配達証明での郵送も可能です。
参考コラム「どうなる？ 料金不足になった郵便物」
郵便物が料金不足になった場合の処理は大きく2つに別れます。
a.差出人の元に返送される
b.宛先に配送され、先方が不足金額を支払う（または受取拒否される）
どちらの扱いになるかは、投函したポストがある場所により異なります。差出人の住所を管轄する郵便局のポストであれば、a.の「差出人の元に返送される」。それ以外の場所で投函していると、全てb.「宛先に配送され、先方が不足金額を支払う」になります。
| 例：東京都港区赤坂1丁目に住むAさんが、家の近所のポストに投函した場合 →Aさんの家に返送される例：東京都港区赤坂1丁目に住むAさんが、横浜のポストに投函した場合 →宛先に届けられ、不足金額の請求が先方に行く |
自分の手元に戻ってくるならまだしも、応募先の採用担当者に足りない分を払わせる事態になったら最悪です。くれぐれも郵便窓口での郵送を心がけましょう。
７．履歴書の郵送にまつわるQ&A
ここでは、履歴書・応募書類を郵送する際の気になる疑問にお答えします。
Q.履歴書を郵送する際は、速達で出すべき？
A.必須ではないが、アピールになる場合もある。
提出が遅れてしまった場合など、よほど理由がない限りは通常郵便で構いませんが、迅速に送付したという点で、速達郵便がスピード感のアピールに繋がる場合も。また、履歴書の到着をもって応募と見なされる場合には、相手に届く一足先に募集が打ち切られてしまう場合もあるでしょう。その場合には、少しでもリスクを減らすために速達で出すという判断も良いと思います。
Q.切手の絵柄は何でも構いませんか？
メータースタンプ（切手の博物館HPより）
A.マンガや記念切手は避けた方が無難
できるだけ郵便局の窓口で郵送手配を行うべき、と説明しましたが、やむを得ず自分で切手を貼って投函する場合は、切手選びを慎重に。キャラクターものやマンガの切手、何かの記念切手といったものは、良くも悪くも目に尽きやすいため、花の絵柄や名所の絵柄など、よくあるものを選びましょう。
窓口で手続きをした場合は、切手の代わりに簡素な「郵便証紙」（メータースタンプ）が貼られます。絵柄などの種類はなく安心ですが、稀に切手の在庫が余っているからか、「○○の切手をお貼りしてもよろしいですか？」と聞かれ、切手を貼られる場合があります。その場合も、ちゃんと絵柄を確認した上で了承するように心がけましょう。
Q.履歴書を郵送する際は事前に電話連絡を入れるべきですか？
A.一般的には入れない。但し、募集終了の確認を電話で行うのはOK
いくら先方が「履歴書を送付の上」と求めたからといって、無言で応募書類を送りつけるのは少し唐突な印象がありますね。とはいえ、応募者全員が電話を掛けてきたらどうでしょう？ 何十人・何百人と応募が集まっている企業では、忙しすぎてとても受けきれないですね。送り状/カバーレターを同封していますから、事前の連絡はしなくてOK、というのが一般的な意見です。但し、人気の求人や企業に応募する際になど、応募が既に締め切られている可能性がある際には、「応募書類をお送りしたいのですが、まだ間に合いますか？」と電話で確認してみるとよいでしょう。
Q.相手に履歴書が無事に到着したら、電話連絡がくるものですか？
A.企業によるが、一般的には来ないものと思った方が良い
企業によっては、親切に到着の連絡をくれる場合もありますが、何十・何百という応募が殺到しているような企業には、そこまでのことを望めません。到着の連絡はなく、合否連絡だけということも多いでしょう。但し、事前に「本日履歴書をお送りしましたので、そちらには○月○日頃届くと思われます」と連絡していた場合には、電話かメールで、到着の連絡をもらえるかもしれません。心配な人は、「○月○日に履歴書をお送りしましたが、お手元には届いていますか？」と問い合わせても良いですが、多忙な採用担当者の場合、神経を逆なでしてしまうことも。スマートに済ませるなら、配達証明で郵便を出すと良いでしょう
Q.メール便や宅配便でもOK？
A.郵送以外の手段は避けるべき。
郵便分類上、履歴書は「一般信書」に当たりますが、郵便法という法律で、「一般信書は総務大臣の許可を受けた信書便事業者しか配達することができない」と定められています。現在、この許可を受けた事業者は日本郵便のみ。その他の事業者は上記の信書便事業者に当たらないため、メール便での送付は法律的に禁止されています。知らずに送って法に問われるかはわかりませんが、少なくとも受け取る側は良い印象を抱きません。
お疲れさまでした。いかがでしたか？
履歴書を郵送する際に大切なこと、それは、受け取る側の気持ちになることです。相手を待たせることなく、シワや汚れのない履歴書を確実に届けるにはどうしたらいいか…。ほんの少し手間は掛かるかもしれないですが、せっかく精魂込めて書いた履歴書を送るのです、些細なミスで相手に悪印象を与えてしまわないよう、細心の注意を払いましょう。
履歴書・応募書類を提出し終えたら、あとは結果の連絡を待つのみですね。無事、書類選考を通過していることを祈りましょう！
履歴書の印象をUPさせる！送付状の書き方
転職活動や就職活動の中で、履歴書や職務経歴書を企業に送る際、書類だけを封筒に入れて送るのはマナー違反だと知っていましたか？
企業に郵送で書類を送るときは、送付状といわれる「郵送書類の概要が一目でわかる紙」を添えるのがマナーです。
送付状が一枚あることで、企業に「しっかりした人」「礼儀正しい人」という印象を与えることが出来ます。
ここでは、あなたの履歴書・職務経歴書の印象をUPさせる送付状の書き方をご紹介します。
※ちなみに、送付状は「添え状」「カバーレター」ともいわれます。この記事では、すべてまとめて「送付状」と記載します。
1.持参時以外、送付状は「付けるべき」
企業に書類を郵送するときは、送付状をつけるのがマナーです。送付状があることで、企業は書類をすべて確認しなくても「何の書類が、誰から送られてきたのか」ということを把握できます。
送付状を付けなくてもいい場合は、あなたが書類を直接企業に持参するケースのみです。そうでない場合は、原則送付状は作成するものと覚えておきましょう。
送付状は、パソコンで作成するのが一般的です。ただし「より丁寧さや熱意を伝えたい」という方は、手書きで作成しても構いません。企業側からすると、わかりやすく丁寧に作られた送付状であれば良いのです。パソコンと手書きのどちらで作るかにはあまりこだわらず、自分に合っている方法を選びましょう。
2.各種送付状の書き方＆見本テンプレート
送付状には、パソコンで作るものと手書きで作るものの2種類があります。どちらの場合の書き方も、見本付きでご紹介しましょう。
【基本編】パソコンで作る送付状の書き方＆テンプレート
最も一般的な、パソコンで作成するタイプの送付状を例にとって、ポイントごとに書き方を説明します。
＜基本のルール＞
・用紙のサイズはB5、もしくはA4※同封する書類の大きさに合わせる
・横書きで作成する※手書きの場合は縦書きでも可
１．宛名は左上に記入する
1行目に正式な会社名称、2行目に担当部署や担当者の名前を書きましょう。
部署宛であれば「御中」、担当者宛の場合は「様」をつけること。もしも担当者の名前がわからなければ「採用ご担当者様」と記入しましょう。
ちなみに、宛先の最後につけてはいけないのは「宛」と「行」です。いずれも先方が自分をへりくだって見せる際に使う言葉なので、こちらから送る際には使用してはいけません。
２．日付は右上に記入する
日付は西暦・和暦どちらでもかまいません。履歴書を送付する年月日を記入します。
３．自分の署名は日付の下、もしくは用紙の一番下の右端に記入する
署名として記載すべきは、自分の住所と名前、それから電話番号です。上から順に1行ずつ記載します。
電話番号に関しては、連絡のつきやすいものを書いておきましょう。最近では携帯電話の番号を書く方も多くなっています。
４．頭語と結語を忘れない
送付状はビジネス文書と手紙的な要素のどちらも備えています。頭語と結語は忘れずにいれましょう。
なお、頭語と結語は２つでセットになっています。また、使われることの多い「前略」などは、送付状に使うにはふさわしくありません。下の表を参考に、いずれかを使うようにしましょう。頭語に「拝啓」を、結語に「敬具」を用いる場合が最も一般的です。
５．時候の挨拶と結びの挨拶を入れる
送付状の最初に入れる挨拶としては、次のようなものがよく使われます。
「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」
「時下」とは手紙の冒頭に良く用いられる、一年中使える時候の挨拶です。季節に合わせて変える必要がないため、とても使い勝手の良い言葉ですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合はこの「時下」の代わりに時候の挨拶を入れると良いでしょう。4月に送る送付状の場合、「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「春暖の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のどちらでも良いということになります。
時候の挨拶は季節によって使うべき言葉が異なります。以下の表を参考にしてください。
| 1月：初春の候 | 7月：盛夏の候 |
| 2月：晩冬の候 | 8月：残暑の候 |
| 3月：早春の候 | 9月：初秋の候 |
| 4月：春暖の候 | 10月：秋涼の候 |
| 5月：新緑の候 | 11月：晩秋の候 |
| 6月：初夏の候 | 12月：初冬の候 |
結びの挨拶は「面接の機会を設けてほしい」といったあなたの想いを簡潔に伝えられるものにすると良いでしょう。
「何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます。」「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」といった一文で結ぶケースが多いです。
6．同封する書類を箇条書きに記載
中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載しましょう。書類の箇条書きも、中央揃えにすること。
同封する書類をすべて記載した後、右下に「以上」と記入すれば送付状は完成です。
手書きで作る送付状の見本
手書きで送付状をつくる際の注意点と、見本を掲載します。送付状を手書きで作成する場合、縦書きでもかまいません。下に縦書きで作成した送付状のサンプルを用意したので、参考にしてください。
送付状に記載する内容は、基本編の送付状と同様です。手書きの手紙特有のルールにのみ、注意しましょう。
【手書きの手紙特有の注意点】
・用紙は、無地の白い便箋（縦書き）を用いる。罫線が入っていても可。
・筆記用具は黒のボールペンを使用する。
※万年筆はにじんで読みづらくなってしまうため、避けた方が無難
・修正液はNG。書き損じた場合は、新しい紙に書き直すこと。
1.頭語：1行目の一番上から始める
「拝啓」などの頭語は、1行目の一番上から書きましょう。頭語の後は1文字あけて、時候の挨拶を書き始めます。頭語と時候の挨拶は、最初の1行におさまるように書くこと。スッキリと見栄えがよくなります。
2.本文：各段落の一文字目を下げて書く
本文は、1文字下げてから書き始めます。文章がいくつか続いてしまうと読みづらいので、2文ごとなど、こまめに段落を変えることを心がけましょう。
3.結語：下を1文字分空けて書く
結語は、書き終わった本文と同じ行にそのまま書きましょう。結語の最後の文字が、便箋の一番下から約1字分空くぐらいの位置に書くこと。本文が行末まであって結語が書けない場合は、1行ずらしましょう。
4.日付：漢数字・和暦で書く
行の一番上から書き始めます。結語を書いた次の行に、元号を用いる和暦で「履歴書を送付する日」を記入しましょう。
5.自分の名前：下を1文字分空けて書く
日付の次の行に、下寄せで自分の名前を書きましょう。この時、名前の最後の文字の後に1文字分のスペースを残しておくことを忘れないようにしましょう。
6.宛名：「会社名」「部署名」「担当者の名前」を1行で書く
会社名と部署名、担当者の名前を、1文字分ずつスペースを空けながら1行で書きましょう。
自己PRをつけて送る送付状の書き方
上で紹介した、パソコンで作成する送付状のなかには、自己PRを盛り込むタイプのものもあります。送付状は、基本的に自己PRを盛り込む必要はありませんが、次のような場合は、送付状に自己PRをつけることがプラスに働くこともあります。
・非常に応募倍率が高く、自分の書類が見てもらえない可能性がある
・経歴が弱く、アピールできる場所を少しでも増やしておきたい
企業の担当者は、まず送付状に目を通します。ここで、自分の想いを簡潔かつ魅力的に伝えられれば、多数の履歴書・職務経歴書といった書類を読む前の担当者の心をつかみ「この人に会ってみたい」と思わせることができるためです。
応募の経緯と自己PR、結びの挨拶までまとめた文例は以下の通りです。参考にしてください。
＜例＞
| 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は求人サイト「○○」にて貴社の求人広告を拝見し、営業職として選考の機会を頂きたく、応募いたしました。前職でも営業職を経験しており、毎月目標を120％以上達成し続けた行動力と目標達成への姿勢を強みとしております。つきましては、履歴書と職務経歴書を同封いたしますので、ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます。敬具 |
気にすべきポイントは、基本編の送付状とほぼ変わりません。
どこで求人情報を見つけたのか、どの職種に応募しているのかを記載。応募先の企業で一番活かせるだろう自分の強みも、ここで伝えましょう。
字数は、最初と最後の挨拶も含め、長くても300字までを目安にしてください。1枚の用紙におさめるために、同封する書類を箇条書きで書くのではなく一文にまとめてしまうというのも手です。
長々書いてしまうと、担当者から読むのを面倒がられてしまいます。一番のアピールポイントだけをピックアップするつもりで書きましょう。
履歴書在中の書き方
履歴書を提出するとき封筒に「履歴書在中」と書きますが、
「郵送する際、『履歴書在中』と書かなければいけない？」
「企業に持参する際も、書く必要がある？」
「履歴書以外の書類も入れた場合『履歴書在中』でいい？」
など、悩んでいませんか？
ここでは「履歴書在中」の書き方をあまさず解説します。
1.郵送でも手渡しでも、「履歴書在中」は必要
履歴書を郵送する場合でも、採用担当者に手渡する場合でも、封筒オモテ面に必ず「履歴書在中」と記載し、履歴書をその封筒に入れて企業側に提出します。
なぜ「履歴書在中」が必要なのか？
封筒に「履歴書在中」と書く理由は、履歴書が入っている重要な封筒であることを知らせることで、
採用担当者にはやく開けてもらい、大切に扱ってもらうためです。
企業には毎日多くの郵送物が届きます。郵送の場合、封筒に宛名を書きますが、
それだけでは重要な書類かどうかわからず、開封してもらえるのが遅くなってしまうこともあります。
また、あってはならないことですが、封筒の中身を見られないまま捨てられてしまう可能性も
ゼロではありません。
封筒に「履歴書在中」という文字が記載することで、採用担当者になるべくはやく封筒を開封してもらえたり、捨てられてしまう可能性を下げる効果があります。
採用担当者のもとに無事に履歴書を届けることができても、まだ安心はできません。
特に新卒採用シーズン、採用担当者のもとには履歴書や面接のお礼状、採用支援企業からのDMなど、数多くの書類が届きます。
採用担当者も人間ですから、大量の郵送物を一つひとつ丁寧に開封するとも限りません。
そのため、封筒に「履歴書在中」と記載し、採用担当者に封筒の中に採用において重要な『履歴書』が入っていることを知らせ、履歴書を破らず封筒を開封してもらえるようにしましょう。
企業に持参をする場合にも、採用担当者に直接封筒を手渡しできればよいですが、受付で回収される場合もあります。受付から採用担当者に行き渡るまでに他の封筒にまぎれてしまう可能性もありますので、「履歴書在中」と明記し、他の郵送物とまぎれないようにしましょう。
履歴書以外の書類も入れた場合は「履歴書在中」or「応募書類在中」
企業によっては、エントリーシートや職務経歴書など、履歴書以外の書類も同封した場合は、
「履歴書在中」と記載しても、「応募書類在中」と記載してもかまいません。
どちらの文言でも、採用担当者にはやく封筒を開けてもらい、大切に扱ってもらうという目的を
果たすことができます。
ただし、職務経歴書のみを送るなど、履歴書を同封しない場合は、「応募書類在中」と記載しましょう。
履歴書が入っていないにも関わらず、「履歴書在中」と記載があるのは不自然です。
2.「履歴書在中」の書き方
それでは、「履歴書在中」の書く方法を説明していきます。
【「履歴書在中」サンプル】
書く位置・・・オモテ面の左下
上記サンプルのように、封筒オモテ面の左下に「履歴書在中」と書きましょう。
「履歴書在中」の文字の大きさは封筒の大きさに合わせるべきですが、
どんな封筒の大きさでも書く位置は同じです。
使用するペンの色・種類・・・赤い油性ボールペン
「履歴書在中」は、赤い油性ボールペンで書くのがおすすめです。
赤色で書く決まりがあるわけではないので、黒色でもかまいません。
ただ、黒色だと宛名も黒なので、「履歴書在中」という文字が目立たず、
採用担当者に気づかれない可能性があります。
採用担当者の目に「履歴書在中」という文字をとめてもらうために、目立つ赤色で記載しましょう。
ペンの種類は、文字が消えないペンであれば何でもよいですが、油性ボールペンがおすすめです。
水性のボールペンの場合、雨が降った際に封筒が濡れて、「履歴書在中」という文字がにじんでしまう可能性があります。
マジックは封筒の裏にもインクがにじんでしまう可能性があるためおすすめできません。
また、企業に届くまでに字が消えてしまう可能性のある、消しゴムで消せるボールペンは避けましょう。
枠の書き方・・・定規で丁寧に
「履歴書在中」と書いた後に、その文字を定規で四角く囲いましょう。
また、字が汚かったり、枠線がフリーハンドでまっすぐでなかったりすると、あまり良い印象を与えないため、定規で丁寧に枠線をひきましょう。
2.「履歴書在中」は手書きをする必要はない
企業に提出するまでに日数がある方や、今後もいろいろな企業に履歴書を提出する方は、
「履歴書在中」と印刷している封筒や、「履歴書在中」用のスタンプを活用するのも手です。
必ずしも「履歴書在中」を手書きで記載しなくてもよいです。
「履歴書在中」と印刷している封筒でもOK
封筒オモテ面の左下にはじめから、「履歴書在中」と印刷されている封筒があります。
この封筒を利用しても大丈夫です。
多くの企業に履歴書を提出する方は、この封筒を購入しておくと、
毎回毎回手書きで「履歴書在中」と書く手間が省けるので、おすすめです。
文房具店やオフィス用品ストアで購入できます。コンビニや100円ショップで販売しているところもあります。
また、ネットで購入することもできますので、近くに販売している店がない方は下記を参考に購入しましょう。
→コクヨ 履歴書用紙 手引書付-Amazon
→コクヨ シン-5JN 履歴書用紙(大形封筒付)A4-yodobashi
「履歴書在中」用のスタンプを利用してもOK
「履歴書在中」用のスタンプは、文房具店やオフィス用品ストアで購入できます。
また、下記のようにネットで購入することもできますので、多くの企業に履歴書を提出する方や、
企業によって履歴書を提出する封筒のサイズが異なる方は、このスタンプを利用すると便利です。
スタンプの種類はシャチハタタイプでも、ゴム印でもどちらでもかまいません。
→楽天 ゴム印（履歴書在中）枠あり シャチハタタイプ-楽天市場
【コラム】宛名の近くに「履歴書在中」と書くと法律違反？
| 「履歴書在中」と記載する位置は、『封筒オモテ面の左下』と説明いたしましたが、それには理由があります。 なんと宛名の近くに「履歴書在中」と書くと法律違反になってしまうのです。『内国郵便約款』によって、封筒のオモテ面は『宛名記載部分』のみ、 内国郵便約款１３条によって下記のように規定されています。 【『宛名記載部分』に記載できる事項】 (1) 差出人若しくは受取人の職業、称号、商標、印鑑、電話番号、口座番号、取引銀行の名称、発送番号その他これらに類する事項又は差出人若しくは受取人の氏名及び住所若しくは居所に密接に関連する事項 (2) 「至急」、「机下」、「親展」その他これらに類する文字又は日時 |
| この約款によると、『宛名記載部分』には「履歴書在中」と記載してはいけないことになります。
ただ、封筒のオモテ面の『宛名記載部分』には規定がありますが、それ以外の場所は何も規定されていません。 |
5.まとめ
いかがでしたか。
履歴書を入れる封筒にはあまり悩まず、封筒オモテ面の左下に赤い油性ボールペンで「履歴書在中」と書けばOK!
「履歴書在中」と印刷された封筒やスタンプを活用するのも手です。
履歴書を入れた封筒には必ず「履歴書在中」と表記し、採用担当者に履歴書が入っている重要な封筒であることを知らせることで、採用担当者に封筒をはやく開けてもらい、大切に扱ってもらいましょう。