■起動と保存の応用
●よく使うファイルをすぐに開けるようにしたい
①パワーポイントを起動し固定したいファイルにマウスポインターを合わせてピンマークをクリックするとファイルが固定され常に一覧に表示させておくことができます。
●よく使うフォルダーを保存先として設定したい
①ファイルタブをクリックしてオプションをクリック。②保存をクリックして既定のローカルファイルの保存場所に保存場所を入力しＯＫする
●古いバージョンのソフトでも編集できるようにしたい
①ファイルタブをクリックしてエクスポートをクリックします。②ファイルの種類変更をクリックしてパワーポイント97-2003プレゼンテーションをクリックし保存すると互換性チェックダイアログボックスが表示された場合は続行をクリックするとファイルが古いバージョン形式で保存されます。
●古いバージョンで作成されたファイルを開きたい
①パワーポイント2003以前の古いバージョンで作成されたファイルも互換モードで通常のファイルと同様に開くことができます。互換モードではバージョンの違いを気にせずにファイルを扱うことができるように新しいバージョンでしか利用できない機能の使用が制限されます。ファイルを旧バージョンで編集する必要がある場合は互換モードのままで編集しましょう。またファイルタブの情報で変換をクリックすると新しい形式でファイルも保存できます。
■ファイルの保護
●ファイルにパスワードを設定したい
①ファイルタブをクリックして情報をクリックしプレゼンテーションの保護をクリックしてパスワードを使用して暗号化をクリックします。②パスワードを半角英数字で入力してＯＫして確認のため同じパスワードを再入力してＯＫ③プレゼンテーションを上書き保存します。ファイルを開こうとするとパスワードの入力が求められます。
●設定したパスワードを解除したい
ファイルタブの情報からプレゼンテーションの保護をクリックしパスワードを使用して暗号化をクリック。ドキュメント暗号化ダイアログボックスが表示されるので設定したパスワードを削除してファイルを上書き保存する。
●完成したファイルをスライドショー専用にしたい
①ファイルタブをクリックして情報をクリックしプレゼンテーションの保護をクリックして最終版にするをクリックします。②ＯＫして始めて保存する場合は名前を付けて保存ダイアログボックスが表示されるので保存。ＯＫする。
●スライドショー専用にしたファイルを編集する
自動で表示される編集するをクリックするとリボンが表示され編集できるようになります。
●ファイルに個人情報がないかチェックしたい
①ファイルタブをクリックして情報をクリックし問題のチェックをクリックしてドキュメント検査をクリック②検索したい項目をオンにして検査をクリック②削除する項目のすべて削除をクリックし閉じるをクリックします。
■共有
●共有とは
オンライン上に保存してあるファイルをほかの人と共同で編集できるように設定することをいいます。共有するにはマイクロソフトが提供するオンラインストレージサービスであるワンドライブにファイルを保存しておく必要があります。
●ほかの人とファイルを共有したい
①ワンドライブのウェブページを表示して共有するファイルの右上をクリックしてオンにします②共有をクリックしてメールをクリックします。③共有相手のメールアドレスを入力して相手に送るメッセージを入力し共有をクリックすると共有が設定され相手にメールが送信されます。
●ほかの人から共有されたファイルを開きたい
メールソフトを起動して共有ファイルへのリンクをクリックするとパワーポイントオンラインが起動してファイルが表示されます。
●共有されたファイルを編集したい
①プレゼンテーションの編集をクリックしてパワーポイントで編集をクリックしはいをクリックすると共有ファイルがパワーポイントで開き確認のメッセージが表示されます。②保護ビューで表示された場合は編集を有効にするをクリックすると編集ができる状態になるので必要に応じて編集を行います。③上書き保存するとオンライン上のファイルにも反映されます。
●コメントを付けて共同で編集しやすくしたい
①コメントを付けたいスライドやオブジェクトをクリックして校閲タブをクリックし新しいコメントをクリック②コメントウィンドウが表示されるのでコメントを入力します。③編集が終了したら上書き保存して閉じます。
●変更箇所と変更内容を確認したい
①編集前のファイルを表示して校閲タブをクリックし比較をクリックします。②共有ファイルが保存されているワンドライブ上のフォルダーを指定して共有ファイルをクリックし比較をクリックするとファイルが比較され変更履歴とコメントウィンドウが表示されます。
●変更内容を反映したい
①変更が加えられているスライドをクリックして校閲タブをクリックします。承諾のプルダウンをクリックして変更の承諾をクリックすると変更が反映されます。すべての変更箇所の確認が終わったら校閲の終了をクリックしてはいをクリックする。