相手にしらせる必要のあることを迅速かつ正確に伝える。
＜シチュエーションと目的＞
- １、ことら側に生じた変化を知らせる
- ２、業務上必要なことを知らせる
- ３、文書にすることで記録に残し、忘却や行き違い、間違い、誤解を防ぐ
＜マナーとポイント＞
- １、原則として１つの通知には１つの要件のみを書く
- ２、一目で何の通知かわかるように件名に具体的な内容をいれる
- ３、箇条書きや（ご注意）など別項を交える
- ４、過剰な儀礼的言い回しや敬語を避けて簡潔にまとめる
通知文サンプル01＜社屋移転の通知＞
- ・お互いの商務に支障いたさないよう、可能な限り早く発信する
- ・（書き換え表現）誠にお手数ですが、住所録の変更等をお願い申し上げます。
- ・いつから新社屋で営業するのか、もう一度ここで明記すると分かりやすい。または「３月３１日までは旧住所にて平常通り営業しております」という一文を付け加える。
- ・（書き換え表現）電話番号、ＦＡＸ番号に変更はございません
通知文02サンプル＜ＨＰのＵＲＬ、メールアドレス変更の通知＞
| 取引先各位
いつもお世話になっております。 さて、弊社ホームページリニューアルにともない、４月１日（月）午前０時よりＵＲＬ、お問合わせ専用メールアドレスが、下記の通り変更になりますので、お知らせ申し上げます。 |
- ・入力の手間やミスを避ける観点から、メールでお知らせした方が、相手もすぐにクリックなど簡単な操作で再登録します。
- ・とりあえず事務的に何をしたらいいのか、教えてあげると親切、「お気に入り」はブックマークという表現である
- ・いつから切り替わるのか、ここでもう一度明記すると分かりやすい
- ・（書き換え表現）旧ＨＰにも新ＨＰへのリンクを貼ってあります
通知文03サンプル＜資料送付の通知＞
| 井上 信夫様 株式会社東方見聞録
東京都千代田区○○ 電話 03-5623-4545 営業部 森田 喜代 資料送付のご案内 拝啓 時下ますますご健勝のことお慶びを申し上げます。平素は弊社サービスをご愛顧いただき、厚く御礼申し上げます。 さて、先日はお電話にて新サービスのパンフレット送付のご依頼を賜りまして、誠にありがとうございます。早速、下記の書類をご送付いたしますので、よろしくご査収くださいますよう、お願い申し上げます。 尚、送付資料に関して、ご不明な点、ご質問などございましたら、弊社営業部までご遠慮なくお問合わせくださいませ。 敬具 記 １ 「秘境ひとり旅支援サービス」パンフレット１部 ２ 「行ってみた！世界の秘境」冊子 １冊 以上 |
- ・フォーマットとつくっておくと便利。記の下は複数項目を書けるよう十分な余白をとる
- ・（書き換え表現）平素は格別のご高配を賜り、深謝申し上げます。
- ・まずは請求や問合せなどがあったことに感謝の意を述べる
- ・情報不足や誤解が生じる表現が資料にある場合を想定して、必ず問い合わせ窓口を提示する
- ・（書き換え表現）ご送付いたします。・・・（文末に）まずは資料送付のお知らせまで。
- ご送付いたします。よろしくお取り払いのほど、お願い申し上げます。
通知文04サンプル＜商品出荷の通知＞
| 宇都宮 隼人 様 株式会社サプライ
千葉県千葉市○○ 電話——- 商品発送せんたー 商品発送のお知らせ 拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は弊社の商品をご愛顧いただきありがとうございます。 され、４月１日（月）にお電話にてご注文いただきました下記商品および請求書を、本日、宅配便ジャパンエクスプレスにて発送いたしました。 まずは取り急ぎ、商品発送のご案内申し上げます。 敬具 記 Ａ４サイズ コピー用紙 100部 Ｂ４サイズ コピー用紙 100部 Ｂ５サイズ コピー用紙 100部 |
- ・発送した商品がいつ届くのか、相手の不安を解消するため、発送・出荷直後にすぐ通知する
- ・（書き換え表現）「商品発送のご案内」「商品発送のご通知」
- ・いつ、どのような方法で発送したか明記する。後でトラブルが発生した場合にも役立つ
- ・（書き換え表現）以上、書面にて商品発送のお知らせまで。
- よろしくお取り計らいのほどお願い申し上げます。
通知文05サンプル＜送金の通知＞
| 平成○年５月３０日
送金のお知らせ 花田 裕子様 株式会社テクノフューチャー 東京都台東区○○ 電話番号03-598-44 お客様センター 拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は弊社製品をご愛顧いただきまして厚くお礼申し上げます。 さて、５月７日にご連絡いただきました、お買い上げ品の返品につきまして、５月１０日に弊社到着を確認いたしました。下記の通り、５月２５日、貴殿様指定口座に代金を振り込ませていただきましたので、ご案内申し上げます。 今後ともお客様のにーずに応えた魅力的な製品を作り続けるよう努力してまいります。弊社製品を再びご指名くださいますようお願い申し上げます。 敬具
記 お振込先 つばめ銀行ＡＢＣ支店貴口座 お振込金額 50.000円 お振込み日 ５月２５日 以上 |
- ・振込先口座情報が間違っていないか、確認のため振り込み後に通知する
- ・（書き換え表現）「送金のご通知」「振り込みのご案内」
- ・（書き換え表現）下記の通り、ご指定のつばめ銀行ＡＢＣ支店貴口座へ50.000円を振り込みいたしましたので、ご案内申し上げます。
- ・顧客が離れてしまわないよう、つなぎとめる一文入れる
- ・個人情報の観点からも口座情報はすべて書かないのが通例
- ・（書き換え表現）ご確認のうえ、お手数ですが、折り返し領主書を送りくださいますようお願い申し上げます。（単に納品に対する振り込みの場合）
通知文06サンプル＜請求書送付の通知＞
| 請求書送付のお知らせ
拝啓 時下ますますご隆盛の段お喜び申し上げます。日頃より、格別のお引き立て賜り、深く感謝申し上げます。 早速でございますが、２月１日（金）付けにて貴社倉庫に納入いたしました商品につきまして、同封別紙のとおり、ご請求させていただきたく存じます。請求書をご査収のうえ、お手数ではございますが。ご契約通り３月１日（金）までに下記口座までお振込みくださいますようお願い申し上げます。 なお、ご不明な点がございましたら、弊社経理部秋山までお問合わせください。 まずは請求書送付のお知らせまで。 敬具 記 振込先 うみがめ銀行第一支店 普通 165746 口座名義 株式会社鬼畜 以上 |
- ・振込先企業の締切日と支払日を確認し、請求書の送付が締切日の直前になることを避ける。
- ・（書き換え表現）さて、２月１日（金）付けにて貴社倉庫に納入いたしました商品につきまして、同封別紙のとおりにご請求が発生しました。
- ・振り込み用口座情報は、請求書に明記してもよい
- ・（書き換え表現）弊社担当営業または経理部秋山までご連絡ください。