関係者に文書で配布し、情報を確実に通達する
＜シチュエーションと目的＞
- １、関係者全員に確実に通達し、その指示に従った行動を求める
- ２、事務所の移転、人事異動、慶弔などを通知する
- ３、社内情報や連絡事項を関係者に確実に伝え、共有させる
＜マナーとポイント＞
- １、情報が確実に伝わるように、簡潔な表現を心がける。結論を先に明示するなど、通知内容がつたわりやくすくなる
- ２、部書名、営業所・支店名、所在地などに間違いがないように注意する
- ３、件名だけでどんな内容かを把握できるようにする
- ４、関係者に行動を促す内容の通知文書の場合、前向きな動機付けとなる①文を書き加えるなどの工夫する
通知・指示文サンプル01＜支店長会議の招集の通知＞
- ・定例の会議であれば、簡潔に要点や注意事項を伝えること
- ・（書き換え表現）目を通しておいてください
- ・欠席の場合など、注意点があれば明記する、期限を伝えることも重要
| ＜テキスト＞
標記の件について、各自ご出席をお願い申し上げます。なお当日必要な会議資料は作成後に送付しますので、事前にご一読ください。 記
日時 ：４月８日（金）午前９時～１１時を予定 |
通知・指示文サンプル02＜人事異動の通知＞
- ・発令された人事いつから有効になるのか明記する
- ・「辞令」だけでもかまわない
- ・異動者の新職と求職を明記する。社員なので敬称は不要
通知・指示文サンプル03＜得意先の情報の通知＞
| 従業員の皆さまへ 総務部
橋本運輸株式会社の社名変更について このたび、当社製品の輸送を担当していただいている、橋本運輸株式会社が社名を変更されますので、下記の通りお知らせいたします。 １、変更後の社名；セーフティー・ロジスティクス株式会社 ２、変更日 ：平成○年４月１日（月） ３、備考 ：メールアドレスは、５月末までの従来のものが使えます 以上 |
- ・会社名や氏名などは正確に記載する。漢字の変換ミスにも注意する
- ・（書き換え表現）社員各位
- ・正式社名を正確につたえる
- ・原則として変更前に通知する
- ・社名変更の場合は、ウェブサイトのドメインも変わるのが通常。メールアドレスの変更についても注意喚起する
通知・指示文サンプル04＜懲戒処分（解雇）の通知＞
| 営業本部第２営業部
福田 博之 様 株式会社メディア 代表取締役 岡崎 間 懲戒解雇通知書 当社では今般、当社就業規則の定めにより、平成○年９月３日付で貴殿を懲戒解雇処分とします。 理由、今後の処置は以下の通りです。
記
１、貴殿本年８月２３日午前零時半頃、ＪＲ常滑線「○○駅」改札付近で暴行事件を起こし、一般女性に障害を負わせていただいたことが判明したため、就業規則第５条２項の規定により、懲戒解雇処分と決定した ２、本日より３日以内に後任者に引継ぎ作業を遂行することを命ずる。それ以後は一切の出社は必要ない ３、今後の対応は、当社顧問弁護士より連絡する。 以上 |
- ・会社都合の普通解雇は、回顧日の３０日前までに通告しなければならない
- ・（書き換え表現）当社懲罰委員会での審議の結果
- ・解雇理由を明示する
- ・就業規則のどの条項に反しているのか、処分の根拠を明示する
通知・指示文サンプル05＜社内規定改正の通知＞
| 従業員各位 総務部
就業規則の一部改訂（子供手当て増額）のお知らせ 就業規則の一部が改訂されましたので、以下にお知らせします。 ４月１日から実施されます。 ・就業規則第４章 第９条２項 子供手当ての金額 改定前：第２子以降は１０．０００円/月 改定後：第２子以降は１２．０００円/月 政府からの子育て支援政策への参加呼びかけに応じた処置です 以上 |
通知・指示文サンプル06＜営業方針の通知＞
| 社員各位 代表取締役社長 小佐野健司
今期の営業方針について 昨年末、ようやくわが社を取り囲む環境に明るさが感じられるようになりました。これにともないわが社の売り上げや利益も上昇傾向に転じています。これは長きにわたってコスト削減や新規営業開拓に取り組んだ努力の賜物だと思っています。 今後も気持ちを引き締めて、精進されることを希望します。 １、円安に頼らない利益構造、筋肉質の体制を構築する ２、常に市場のニーズに密着し、魅力ある製品を開発する ３、増加した利益に賞与に必ず反映させることを誓う 以上 |
- ・くどくならないように簡潔に
- ・です、ます調ではなく、である調で力強い文体にするのもよい
- ・（書き換え表現）努力が結実した結果といえるでしょう
- ・具体的な内容は、別記にして箇条書きにすると分かりやすい
通知・指示文サンプル07＜経費削減の通知＞
| 部長各位 総務部長 坂本 健司
経費削減の通知
通信費やコピー費用など、毎月の経費が増大しており、経費削減は会社経営の重要な課題となっています。すでに何度もお知らせしていますが、下記の事項について社員への徹底を再度お願いします。 １、社内資料はカラー印刷禁止。やむを得ない事情を除きカラー印刷をさけること。また両面印刷を心掛けること。 ２、文具の購入は総務部が一括で行うため、独自に行わないこと ３、私用で会社の電話を使わないこと ４、６月１０日より、２万円を超える交際費は、従来の部長決算から本部長決算とすること。 以上 |
- ・経費の無駄遣いが会社にとって死活問題であることを共有させる
- ・経費削減の徹底を促すために、厳しい調子で通達しても構わない
- ・（書き換え表現）より一層の協力をお願いします
- ・別記で具体的な施策を書いて行動を促す
通知・指示文サンプル08＜夏期休暇の通知＞
| 従業員各位 総務部
夏期一斉休業について 本年度の夏期一斉休業は以下の通りに決定しましたので、お知らせします。
夏期休暇 ８月１２日（金）～８月１７日（水） 夏期休暇にともない、業務に支障が出ないよう、各取引先への連絡をお願いします。工場部門は原材料・仕掛け品の在庫に注意してください。 |
- ・夏期休暇の通知は、取引先への連絡を忘れずに
- ・（書き換え表現）本年度の夏期休暇は、下記の期間中の土日を含む６日間とします。各部署でスケジュールを調整して取得してください
- ・休業中の注意事項は確実に伝える
通知・指示文サンプル09＜販売促進の指示＞
| 各位 販売促進部
青木 雄太 春の販促キャンペーン実施に関して まだまだ寒気の厳しいころではありますが、まもなく大学進学や就職等で、新生活に向けた動きが活発になる時期です。 当社にとっても、年間を通じて一番の繁忙期であることは皆さんもご理解いただいているでしょう。 つきましては、本年度のキャンペーンを以下のように定めましたのでお知らせいたします。販売スタッフの皆さんは、積極的な販売活動をお願いします。 記 １、キャンペーン名「春のワクワク新生活キャンペーン」 ２、キャンペーン期間 ２月２２日（金）～４月７日（日） ３、キャンペーン内容 ・２０万円以上をお買い上げのお客様は、１０％の値引き ・５０万円以上をお買い上げのお客様は、１５％の値引き 問い合わせ 販売促進部 青木（03-568-55452） 以上 |
- ・各社員に販売促進の意義を理解させて、拡販活動を促すことが重要
- ・キャンペーンの意義を伝える
- ・（書き換え表現）今年も下記の通り販促キャンペーンを実施します
- ・別記でキャンペーン内容を分かりやすく伝える
- ・キャンペーン内容に関する問い合わせを明記する
通知・指示文サンプル10＜設備工事の通知＞
| 社員各位 総務部
エレベーター点検のお知らせ 当社が入居している西新宿ＤＤＣビルで、下記の通り、エレベーター点検工事が実施されます。点検中はエレベーターを利用することはできませんので、非常階段を利用してください。 社員は事故および工事の妨げにならないよう、十分注意してください。 １、実施日 １１月１日（水）１３時～１４時 ２、工事内容 エレベーター点検 ３、注意事項 点検中は非常階段を利用してください。 以上 |
- ・訪問者には事前に伝えておくと好印象
- ・点検中の注意事項を明記する
- ・（書き換え表現）工事点検中はご協力をお願いします
- ・別記で実施日や注意事項をまとめて記載する