業務上必要な決裁や承認をもらうために書く
＜シチュエーションと目的＞
- １、業務上必要な物資の購入や新制度の導入などについて決裁権限者に承認してもらう
- ２、機材の購入や人材の新規雇用などを申請する際に書く
- ３、新規取引や提出する見積書の承認をもらうために上司に提出する
＜マナーとポイント＞
- １、会社にもたらすメリット・デメリットを整理し明確にする
- ２、見積書やその他関連資料は分かりやすいものを準備する
- ３、曖昧な表現を避け、細かい点まで内容を詰めて提出する。内容が具体的であるほど見積書は承認されやすい
- ４、対象となる物品や人材が必要不可欠であることを強調し、決裁権限者を納得させる工夫をする
稟議書サンプル01＜業務機器の購入の稟議書＞
- ・相手が納得するための根拠を積み上げることで、稟議書は通りやすくなる。稟議書は通りやすくなる。必要な資料や見積書を添付するなどして、検討しやすいように工夫すること
- ・買い替えによって得られるメリットを説明し、決裁権限を納得される
- ・提案する製品が最適である根拠を示す
- ・金額についてシビアにチェックされる。有利な条件で取引できるのなら強調すべき
- ・稟議書は根拠となる資料や見積書があれば添付する
- ・（書き換え表現）ご決裁のほど、何卒よろしくお願いします
稟議書サンプル02＜新規取引の稟議書＞
- ・新規取引の稟議書は、相手がどんな企業であるかが分かる資料を添付して提出する
- ・標題に稟議時候を明記すると、相手も一目でわかる
- ・（書き換え表現）標題について、ご決裁をいただきたくお願い申し上げます。
- ・新規取引先がどんな企業であるか、情報を簡潔にまとめる
- ・新規取引先が必要不可欠である事情をせつめいする
- ・なぜ新規取引先として推薦するのかを明記する
- ・新規取引は相手企業についての詳細な情報が必要不可欠。添付書類を揃えて稟議書を提出するように心がける
稟議書サンプル03＜アルバイトの雇用の稟議書＞
- ・雇用に関する稟議書は、なぜ人材の採用が必要なのか、それにともなうコストがどれくらいなのかを説明する
- ・（書き換え表現）販売計画に基づき、下記の要領でアルバイト、スタッフの採用を検討しています
- ・項目ごとに簡潔に内容を明記する
- ・給与や経費に関しては、決裁権限者から指摘を受けたり、説明を求められることがある。数字の根拠を示すことが重要。