こちらの意向や要望を説明し、相手に承諾してもらう。
＜シチュエーションと目的＞
- １，事業に関わる要望などを取引先に伝え承諾をもらう
- ２，承諾をえるために、謙虚な姿勢で丁寧な説明をする
- ３，要望に至った経緯やその理由を具体的に、簡潔につたえる
＜マナーとポイント＞
- １，意思や要望をわかりやすく伝え、誠意を持って申し込む
- ２，相手企業の知名度や実績を申し込むの動機として伝え、あいていの自尊心をくすぐる
- ３，第一印象が重要。初めての相手に書面で申し込む場合、文面によってこちらの印象をより良い物にする
申込書サンプル01＜新規取引の申込＞
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新規お取引のお願い 拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、突然で誠に失礼と存じますが、弊社と新規にお取引願いたく、本城を差し上げる次第です。 弊社は、創業３３年になる婦人服地の専門メーカーで、関東地方を中心に営業しております。 このたび、九州地方にも新規の取引先をお願いしたいと考えていたところ、貴社のご隆盛を承り、ぜひともお取引願いたいと存じた次第です。 弊社の事業内容につきましては、会社案内書および営業案内書を同封させていただきましたので、ご検討のうえ、お返事いただければ幸いです。 また、弊社の信用状況につきましては、帝都銀行渋谷支店にお問い合わせくださればご理解いただけるかと存じます。まずは、略儀ながら書中をもってお願い申し上げます。 敬具 記 同封書類 会社案内書1通 営業案内書 1通 |
- ・取引申込の動機はかならず相手につたえること。相手の自尊心をくすぐると効果的。
- ・自社の自己紹介文をくどくならない程度に入れる
- ・（書き換え表現）なお弊社の経歴、事業概要など参考資料を同封しましたので、ご高覧いただければ幸いです。
- ・相手の信用を得るために、照会先は必ず明記
申込を承諾する
＜シチュエーションと目的＞
- １，相手の申し入れを承諾する意思を示す
- ２，承諾を前提に、交渉を有利にすすめる手段とする
- ３，承諾することによって、相手とのかんけいを良好にする
- ４，部分的な承諾の場合、その範囲を明確につたえる
＜マナーとポイント＞
- １，承諾する点、できない点を明確につたえる
- ２，相手の申込に対する回答なので、頭語は「拝復」を使用する
- ３，承諾する以上は責任が生じ、承諾状は法的な拘束力を持つので、申込を慎重に検討する
- ４，こちらが承諾する立場だからといって、決して横柄にならないよう丁寧な言葉遣いを心がける。今後相手に承諾を求める立場になり得ることを念頭に回答する
- （取引条件変更の承諾）「弊社といたしましても貴社とのお取引を今後も末永く継続したく存じますので」などの一文を入れることで誠意を伝える。
- （支払期日延期の承諾）支払いの期日は、直接商いに影響する重要な問題である。承諾をするとしても、以降なんども繰り返されることのないよう、その旨を相手の気持ちを害することのない言い回しで明記する。
申し入れを承諾する文サンプル01＜納期延期の申し入れの承諾＞
| ちちめん株式会社
今井鳥はる様 平和商事株式会社 伊藤 道夫 注文品の納期延期について 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。 さて、弊社新製品販促用にご注文させていただきました名入りタオル３００枚の納期が１０日遅れるとのご連絡いただきましたが、貴工場の設備不良ということであればやむを得ず、今回に限り了承いたします。 これ以上の納期の遅れが生じた場合、空輸等による輸送費は貴社負担とさせていただくか、状況によっては今後のお取引を見直せざるを得なくなりますので、延期された納期を厳守していただきますよう十分ご注意のほどお願い申し上げます。取り急ぎ、納期遅延の承諾まで 敬具
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- ・相手の非を責めるばかりでは今後の取引にも影響が出る。今後は注意してほしいということを伝える。
- ・了承はするが以後記をつけて欲しいという気持ちを明記する
- ・あくまてもお願いする姿勢で、かつ具体的にベナルティーの条件を明記する
- ・（書き換え表現）以後は遅延のないよう重ねておねがい申し上げます
申込承諾サンプル02＜値下げの承諾＞
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お引き取り価格改定承諾の件 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。 さて、4月１８日付貴信にてご要請の価格値下げの件につきまして、貴社のご事情を慎重に協議しました結果、日頃何かとご高配を賜っております貴社に対するご報恩の機会であると考え、可能な限りご協力させていただきたく存じます。 しかしながら、弊社も厳しい状況下にございます。お申し出の５％値下げは承服できかねますため、お取引条件の見直しなども含め協議をいたしたく存じます。何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。 まずはご返事まで申し上げます。 敬具 |
- ・微力ではありますがお力になりたいと存じますなど一文を加えても相手にこちらの誠意が伝わる
- ・（書き換え表現）平素は何かとご支援を賜って居ります貴社のご依頼ですので、微力ながらご協力させていただきたく存じます。
- ・そのままでは承諾できない場合は、話し合いの機会を設けるのも手。
申込承諾サンプル03＜商品の注文の承諾＞
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特性鍋のご注文について 拝復 時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、先日は当社製品へのご用命ありがとうございました。早速十分に検品のうえ、以下の通り商品出荷の手配をいたします。なお、今後多少に関わらずご用命賜りますようお願い申しあげます。 敬具 記 １，品名 ： 特性鍋 ２，数量 ： ２０セット ３，金額 ： ７９。６００円 ４，納期 ： １０月３０日 ５，支払 ： 月末締めの翌月５月払い ６，受渡 ： 貴社本社 以上 |
- ・注文の承諾は、注文内容の確認も兼ねている。注文内容を明記して間違いがないか再度確認する。
- ・（かきかえ表現）ご指定の納期までにお届けするよう手配いたします
- ・今後の取引も意識した末文にする
- ・注文内容を相手の確認のためにも明記する。
申し入れを断る
断りの文章は、今後の取引を考えて慎重に。
＜シチュエーションと目的＞
- １，相手からの申し入れに応じられないことを伝える
- ２，保証人、資金融通、見積もりなどの依頼におうじられない旨を伝える
- ３，相手の感情をそこなわないように受け入れられない意思を伝える
- ４，今回は応じられないが、取引などの継続はお願いする
＜マナーとポイント＞
- １，相手への返事は遅れるほど断ったときの印象がわるくなるので、なるべく早くだす
- ２，相手からの申し出に対する返事なので、頭語は「拝復」「、結語は「敬具」にする
- ３，断ることはこちらも遺憾であるという気持ちを伝えることが重要。「不本意」「残念」などの言葉を使用する
- ４，結果は断ることになっても、依頼や申込をしてくれたことへのお礼を必ずのべる
- ５,（保証人依頼の場合の断り方）断りの理由を明記する場合、「当方にはその資格がない」という表現にするのが一般的→貴社の保証人として重責を引き受けるには、少々荷がおもすぎると存じます。6,（支払い期日延期の申し入れへの断り）自社の苦しい事情を断りの理由にするのが無難。相手の苦境を気遣う言葉をおえ
申込断り文サンプル01＜新規取引の申込への断り＞
| 飯田運送株式会社
高橋 義明様 カワイ株式会社 田中 太郎 新規お取引について 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。 このたびは、新規お取引のお申込みをいただきありがとうございました。大変光栄に存じます しかしながら、現状では貴社の支払い条件が当社内規と折り合いませんので、新規お取引を見送られていただきたく存じます。 今回は残念な結果となりました、何かの機会がございましたら、再度お申込みをいただきますようお願いいたします。 今後とも一層、貴社がご発展されますことをお祈りし、新規お取引の申込のご返事を申し上げます。 敬具 |
- ・断りの理由は、ある程度納得してもらえるよう具体的に書く必要はあるが、あまり正直に書きすぎても相手の感情を損ねるので注意を
- ・まずは申込いただいたことへのお礼を述べる
- ・断る理由は具体的かつ、相手の感情を気遣うものに、
- ・（書き換え表現）今後共変わらぬご支援ご高配をお願い申し上げます。
申込断り文サンプル02＜値下げ要請への断り＞
| トーシン株式会社
小林 太郎様 三輪株式会社 森田 一浪 卸価格改定要請について 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。 さて、先日お話がありました、弊社製品卸価格のお値引きにつきましてご返答させていただきます。日頃より格別のご尽力をいただいております貴社のご依頼とあって、営業会議にて幾度も検討させていただきました。その結果、誠に恐縮ですが、今回は貴意に沿えずお断りする以外にないとの結論に達しました。 当社といたしましては精一杯の努力をした結果として、現行の卸価格で提供させていただいております。 何卒この厳しい状況をご理解いただき、お値引きはご容赦くださいますようお願い申しあげます。 まずはご返事かたがたお願いまで。 敬具 |
・あらかじめ譲歩できる点を明確にしておき、相手が妥協してきた場合にはその都度対応する
・何度も検討したことを伝え、こちらの誠意をわかってもらう
・現状の値段設定にも努力していることをアピール
・現行価格の９０％への引き下げが限度かと存じますなど、譲れる部分があれば、それを提示し、交渉の余地を残す。
・（書き換え表現）「先般お送りしましたお見積が、弊社の出せる精一杯の価格のため、これ以上の値引きのご要請にはおこたえできません」「期待に沿えず大変心苦しいのですが、先の見積額でご了承いただきますよう謹んでお願い申しあげます。」
申込断り文サンプル03＜取引条件変更への断り＞
| 株式会社○○
大田 信じ様 巴株式会社 森田 工事 お取引条件変更について 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。 さて、６月１２日付貴信にて、取引条件変更のお申し入れを拝受いたしました。日頃から多大なるご支援をいただいております貴社からのご希望ですので、早速鋭意検討させていただきました。しかし、弊社の経営上の問題もあり、これまで通りの取引条件でお願いしたいという結論に至りました。弊社といたしましては、依然売掛での取引も多く、お支払い方法の即時切り替えは困難と言わざるを得ません。 つきましては、今回のお申し出に対し、いましばらくの猶予をいただきたいと存じます。何卒ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。 まずは、お返事かたがたお願いまで。 敬具 |
- ・今後の取引に直接関わってくる問題の回答は、いつ、こちら側がお願いする立場になるかも分からないので、断定的に拒絶して相手との関係に悪影響を及ばさないように注意する。
- ・件名にはお断りの言葉をあえて入れない。本文でもお断りしますのような直接的な拒絶表現は極力避け、あいていの意向に応えられない不本意を詫びる
- ・（書き換え表現）すぐに弊社内でも検討したのですが、できかねるのが現状でございます。
- ・はっきりと断らずに、今後も努力は続けるという誠意を伝える
申込断り文サンプル04＜資金融通への断り＞
| 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
さて2月３日付貴信の融資ご依頼の件、たしかに拝見いたしました。 日頃より多大なるご支援を賜っております貴社のご要望でございましたので、なんとかお役に立てればと経理担当の者とも相談いたしましたが、なにぶん期末も迫っており、当社自体も資金繰りに難儀している状態でございます。誠に心苦しい限りですが、今回はご融資申し上げる余裕がございません。 何卒事情をご賢察のうえ、あしからずご了承くださいますようお願い申しあげます。他よりご融通の道が開かれますようお祈り申し上げております。 まずは取り急ぎお詫びかたがたご返事まで 敬具 |
- ・資金融通を断るなら、できるだけ早く返事をすること。返事が遅れた挙句断れれば、相手に苦境に陥る
- ・（書き換え表現）お力添えを差し上げたいのは山々でございますが
- ・うまくいくように願っている気持ちを伝える
申込断り文サンプル05＜条件つき注文への断り＞
| 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
さて、12月4日付貴信によるご注文書と価格についてのお申し越し、確かに拝読いたしました。 ご指定の価格については、さっそく社内各方面で検討いたしました。しかし、この価格では当社の採算割れは明らかですので、このたびのご注文をご辞退申し上げたく存じます。 日頃からご愛顧いただいておりますにも関わらず、今回は貴意に沿えず誠に残念ではございますが、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。またのご用命お声掛けをお待ち申し上げます。まずは取り急ぎお詫びかたがたお願いまで。 敬具 |
・注文いただいているにも関わらず、断らなければならないという状況では、断る理由をはっきりと、かつ誤解を生まないように伝える必要がある。
・断る理由をはっきりと簡潔につたえる
・次の商いにつながるよう末文は柔らかく良い印象になるよう心がける
・（書き換え表現）現行の卸価格でも、弊社としましては精一杯の企業努力でご提供しております/弊社としましても諸経費等の上昇により、現行価格を維持していくのが精一杯という状況です。
申込断り文サンプル06＜見積もりの断り＞
| 拝復 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
さて、4月７日付貴信にてご依頼受けつました。当社製品「丸得鍋」の見積書送付の件ですが、おかげさまで当該商品は大変なご高評いただいており、弊社工場をフル稼働させても生産が追いつかず、現在他社様にも納品をお待ちいただいているような状態でございます。そのため今回は、ご依頼にありました納期に間に合わせることは不可能と判断いたしました。 せっかくお引き合いをいただきましたのに、このような回答を差し上げますこと、心苦しい限りでございますが、事情をご賢察のうえ、何卒ご了解くださいますよう、伏してお願い申し上げます。 まずは、取り急ぎ、見積もり辞退のお詫びかたがたご返事まで。 敬具 |
- ・見積もり依頼に感謝し、断ることをが不本意であることを伝える
- ・メールで返事することは問題ないが、今後の取引を考え、電話でお詫びの言葉を伝える気遣いも必要。
- ・「なお、○ヶ月程度の納期のご有がいただけますようなら、また改めてご連絡を賜れば幸甚に存じます」など、検討する余地が残せるならその条件も具体的に伝える
- ・（書き換え表現）またの機械のご愛顧を、心よりお願い申しあげます。