業務も問題点や改善策を会社に意見する
＜シチュエーションと目的＞
- １、業務の改善などを会社や上司に訴えるときに書く
- ２、業務の質を向上させるアイデアを会社や上司に進言する
- ３、社内の業務で問題解決や改善策を考慮して欲しいときに書く
- ４、業務やオフィスの環境の改善、海外視察社員セミナーなどを提案する
＜マナーとポイント＞
- １、現状の問題点を指摘し、改善することで得られるポジティブな効果を提案する
- ２、論理的な文章を心掛け、提案の必要性を相手に訴える
- ３、提案する目的や意図、理由は明確にする。提案内容は、案件に関する知識が乏しい人が読んでも理解できるように分かりやすく書く。
- ４、費用については大きな判断ポイントであるため、詳細な資料データを添付し、相手を納得させる材料を提供する
提案書サンプル01＜オフィス移転の提案書＞
- ・提案書では現状の課題を指摘し、解決策を会社や上司に提案する。提案が通ると実務レベルに話が進む
- ・標題で提案内容がわかってよい
- ・不都合な現状について簡潔に説明する
- ・移転によって得られるメリットを記載すると、提案を受ける相手はよりイメージしやすくなる
- ・検討しやすいように、費用に関する資料を添付する。オフィスの移転は引っ越し費用なども考慮する
- ・（書き換え表現）前向きにご検討いただけますようにお願い致します。
提案書サンプル02＜作業の安全管理の提案書＞
- ・提案の背景を説明し、改善の必要性を訴える。熱意をもって提案したいが、内容は客観的に書く
- ・（書き換え表現）工場内巡回と連帯責任制導入の提案ん
- ・提案内容は改善のポイントを簡潔にまとめる
- ・誰もが納得できる提案理由を述べて、改善を訴える
- ・（書き換え表現）事故が減り、これまで以上に安定した生産を行える
- ・提案の妥当性を示す資料を添付すると説得力が増す
提案書サンプル03＜社員セミナーの提案書＞
- ・セミナーの提案は、会社にとっていかに有益であるかを、分かりやすくまとめることが重要
- ・表題は可能な限り具体的に
- ・対象者は明確にする
- ・提案内容がなぜ会社に必要かをまとめる
- ・（書き換え表現）コミュニケーションを活性化する方法を学び、チームワークのよい組織づくりに生かす
- ・講師の略歴や実績などの資料があれば添付する
- ・謝礼や会場費など予算を盛り込むと、相手はより検討しやすくなる
提案書サンプル04＜社外業務委託の提案書＞
| 取締役 阿部 直樹様 平成○年５月２１日
東京Ｂ地区統括マネージャー 早坂 伸典 江戸川・荒川・足立区配送の社外業務委託のご提案 標記の件について、下記の通りご提案申し上げます。 １、目的 作業の効率化および社員の負担軽減。 ２、背景 当社は昨年末の組織スリム化により北千住営業所を閉鎖致しました。しかし現在でも少なからぬ荷物の配送料があり、それを墨田営業所が担当しておりますが、限られた人数で広範なエリアを担当することにはやはり限界があります。先月も墨田営業所では遅配が生じするなど、顧客からのクレームが複数あがっております。その他、従業員の残業時間が極端に増えており、社員側からも対応を迫られております。 ３、改善ポイント 背景で述べたように、従業員の負担軽減、配送品質の改善のため、江戸川・荒川・足立区に関しては、現地所在の配送業者の中から信頼できるものを選び、当該業者に当社の配送を委託することがよいと考えます。 ４、導入時期 従業員の負担削減、配送品質の改善のためにも、一日でも早く開始すべきですが、業者選定・交渉・契約もありますので、８月１日からが妥当と思われます。 ５、添付資料 ・社外業務委託契約の草案 ・江戸川・荒川・足立区の配送業者一覧 |
- ・業務改善やコストダウンなど、いかに会社にとって有益かを伝える
- ・標題でどのような提案が分かるとよい
- ・なぜ提案したかを明確に述べる
- ・説得力のある理由が必要。改善に迫られていることを伝える
- ・（書き換え表現）社員から改善を求める声が数多くあがっています。
- ・具体的な提案内容を記載する
- ・会社や上司が判断しやすいように、参考となる資料を添付するとよい
提案書サンプル04＜協力工場視察の提案書＞
| 専務取締役 藤井 智道様 平成○年３月９日
経営企画部長 島田 和利 ベトナム工場視察の提案 標記について、当社マーケティング部、営業本部、商品開発部、桶川工場製造部の４部署からそれぞれ２名、合計８名を派遣いたしたく、ご提案申し上げます。 記 １、主旨 「世界の工場」と言われた中国ですが、労働コストの急上昇、治安悪化などによって生産拠点を他国に移す日本企業が増えています。代わって注目されているのが、ベトナム社会主義共和国です。同国は労働コストが依然として低く、親日目的治安も良好、生産人口も豊富で今後もさらなる成長が見込まれています。拠点の分散化によるリスクベッジを兼ね、ベトナム工場の設立を検討するべきであると考えます。 ２、目的 今回の目的は、当社の生産拠点をベトナムに移転させるための下調べと、ベトナム市場を自分たちで体感することで市場の有望性を確認することが目的です。 ３、視察概容 ①期間 ９月３０日（月）～１０月４日（金） ②場所 ハノイ、ホーチミンの２個所 ③日程 別紙１を参照 ④人員 上記８名 ４、費用 別紙２を参照 ５、添付資料 ベトナム国の概要（ＪＥＴＲＯ及び外務省のＨＰより抜粋） 以上 |
- ・海外視察の費用もかかるので、相手を説得できる材料を集めて提案する
- ・提案書の内容がなぜ今必要であるかを説明する。客観的かつ熱意をもって訴えること
- ・海外視察のポイントを簡潔にしめす
- ・（書き換え表現）ベトナムの人々の国民性や商習慣、文化を理解することが目的です。
- ・提案を受ける側欲しいと思う情報をあらかじめ添付しておくと好印象