関係する人々に情報を確実に伝え、共有させる
＜シチュエーションと目的＞
- １、会議、歓迎会、懇親会などの告知をする
- ２、部・課内だけの情報共有が必要な時に使用する
- ３、比較的少人数の人々に情報を確実に伝え、共有させる
＜マナーとポイント＞
- １、読んだ後に押す印鑑欄をつくるなどして、誰が見たかが分かるようにする
- ２、回覧文書であることを朱書きや太書き、回覧マークなどで明示する
- ３、発行した日付と回覧期限を明示すること。すぐに観覧してもらえるように、チェック欄に日付記入を加えるなど工夫する
- ４、回覧文書の責任者を明記し、最終戻し先を当該責任者とする
- ・回覧するメンバーにもよるが、節度を持ちながら歓迎ムードを醸成する文章を心掛ける
- ・回覧マークを入れて、各自への通知文でないことを明示する
- ・（書き換え表現）新しく着任される内村孝部長の歓迎会を、下記の通り行います
- ・人物が分かる情報を盛り込むと、歓迎会での話のネタにもなる
- ・回覧の期限と返却先を明示する。また回覧には確認欄を必須
回覧文サンプル02＜供覧文書＞
- ・供覧文書とは一般的に部署の管理者が多くの部員に対して通達する際の文書で、通常チェック棚を設けない
- ・供覧文書であることを明示し、「回覧」と区別する
- ・制度の変更や目的を伝える
- ・書籍の場所や貸し出し方法などを明記する。また供覧文書のため、注意点などがあればそれも記載する
回覧文サンプル03＜忘年会の案内の回覧＞
| 回覧
忘年会のご案内 銀何並木が色づき、紅葉が見ごろだとおもっていましたが、気づけば今年も暮れが迫ってまいりました。 さて今年一年を振り返り、新しい年に向けて英気を養うべく、忘年会を盛大に実施したいと思います。豪華賞品が当たる、毎年恒例の大ビンゴ大会ももちろん予定しています！ 皆様、ご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせのうえ、ご参加ください。 １、日時 12月２６日（水）１９時～２１時３０分 ２、場所 中華料理「広州新天地」（新橋○○ビル３Ｆ） （地図、住所、電話番号は別紙を参照） ３、会費 ３，０００円 ※なお予約の都合がありますため、１２日（水）までに、出欠のご連絡を感じの飯田（内線106）までご連絡ください |
- ・忘年会や新年会などの楽しいイベントであるため、くだけた表現でも問題ない
- ・（書き換え表現）今年は本場の味が楽しめると評判の中華料理店を予定しています
- ・日時や場所は別記で箇条書きに
- ・出欠の期限は必ず明記する