高圧的にならないように注意し、協力をお願いする
＜シチュエーションと目的＞
- １、社内のだれかに、業務上の協力をお願いする
- ２、社内業務の円滑な推進やレベル向上のため、便宜を図ってもらうように頼む
- ３、社内アンケートや販売実績の照会、講師派遣などをお願いする
＜マナーとポイント＞
- １、相手の事情や、時間的な余裕などに十分配慮する
- ２、あくまで「お願い」であることを意識し、命令口調にならないように注意する。敬語は控え目でも、低姿勢で依頼する
- ３、依頼文は言葉を慎重に選び、内容を簡潔に書く。詳細は別記や別紙にまとめ、分かりやすく文章を心掛ける
- ４、回りくどい文章や、意味のわかりにくい内容は相手を混乱させるので注意する
依頼文サンプル01＜社内アンケートの依頼＞
- ・業務の一環とはいえ、あくまで「依頼」であることを忘れずに、指示するような口調は避けること
- ・（書き換え表現）女性従業員の制服に関するアンケート協力のお願い
- ・（書き換え表現）お手数ですが、アンケートにご協力いただけますようお願いします
- ・期限は余裕をもって設定すること
- ・最後に感謝の一文を添えると丁寧
依頼文サンプル01＜社内アンケートの依頼＞
| 支店長各位 営業企画部長 伊藤 久信
販売データ速報提出のお願い 営業企画室では現在、先月販売を開始した新製品「ＵＺ55｝の売り上げ状況を追跡しております。 ご存知の通り、｛ＵＺ55」は現在競合他社製品との厳しい競争に晒されていますので、状況の変化に速やかに対応したマーケティング戦略を求められます。つきましては時々刻々新しいデータを入手するために、支店長の皆さまにご協力をお願いします。
記 １、データ内容：「ＵＺ55」の売り上げ速報（その日のデータをそのままメールしていただいて構いません） ２、データ項目：販売数量、販売時刻、購入者の性別、年齢層 ３、送付先：hgaogaga@gmail.com 以上 |
- ・依頼する目的、照会したい内容について性格に伝える。また回答期限がある場合は、必ず記載すること
- ・依頼内容を簡潔に記載する
- ・（書き換え表現）臨機応変に対応をし、最新データによるマーケティング戦略の立案のためとご理解ください
- ・少しでも相手の負担を減らす努力する
依頼文サンプル02＜社内講習会講師派遣のお願い＞
| ＩＴ事業部
部長 沖水 太郎様 総務部長 金井 宏
新社内情報インフラ共有のための講師派遣のお願い ＩＴ事業部で進められている、新しい情報システムの変更に関しまして、１１月１日からの利用開始にあたり、本社管理部門の全社員を対象に、操作方法の社内説明会をしていただくことになりました。 つきましては、本件を主導してこられた、沖永部長に講師の選任をお願いできればと存じます。 実施要領は以下の通りです。場所の確保、会場の設営、および配布資料の準備等は総務部で手配します。
記 日程：１０月２３日（月）～２５日（水） ３日間にわたって毎日行います。 時間：毎回１７時～１８時半 （ただし、会議室は１９時まで予約してあります） 場所：本社第３会議室 予定参加人数：毎回４０名程度 講師：ＩＴ事業部の皆さま なお上記の通り、配布資料は総務部で印刷・製本しますので、その原稿データを１９日の正午までに下記担当者までメールで送信してください。また、沖永部長以外が講師を担当する場合は、事前に当該担当者と担当する日程を連絡ください。 担当：総務部 久保田（内線 4081 / メール lhgla@gmail.com) |
- ・社内講習会とはいえ、依頼される側の負担は大きい。余裕を持って依頼し、バックアップ体制は万全にする
- ・社内講習会の主旨を説明し、協力をお願いする
- ・（書き換え表現）沖永部長をはじめとしたＩＴ事業部の皆様に、講師としてご協力えおいただきたく存じます
- ・職務の担当を明示し協力を約束する
- ・実施要領はできる限り詳細
- ・準備際して必要事項を確認する