主張と譲歩を繰り返しながら納得してもらう
＜シチュエーションと目的＞
- １、業務内容に変更があるときなど、要求を伝え納得してもらう
- ２、交渉は対面が基本、文書はあくまで交渉の準備段階と考える
- ３、交渉を成功させるためにも、書面は丁寧に「お願いする」姿勢で書く
- ４、相手に不利な交渉は、やむ得ない事情があることを理解してもらう
＜マナーとポイント＞
- １、なぜ交渉の必要があるのか目的を明確に伝え、相手の理解を促す
- ２、交渉を成功させるためにも、書面では丁寧にお願いする
- ３、交渉には譲歩も必要。相手の意向もくむ用意があるという姿勢で、こちらの要求、主張ははっきりと伝える
- ４、お互いにどれくらいのメリットがあるかを分かりやすく提示し、相手に不利な場合は、こちら側のやむを得ない事情を丁寧に説明する
交渉文サンプル01＜新規取引の交渉＞
・文面はあくまでも低姿勢を基本とし、相手に好印象を抱かれるような文面を心掛ける。最初のコンタクトは、メールは避けた方が無難
・第三者を介す場合でも取引依頼をすることが、初めてであれば一文断りを入れる
・自社のアピールポイントを簡潔に、あまりくどくならないように盛り込む
・（書き換え表現）「貴社でお取り扱いのブランドが九州地方で拡大目覚ましいとのこと」など、前文に狭むことで相手のモチベーションを上げる。
| ＜テキスト＞
拝啓 盛夏の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。 |
交渉文サンプル＜支払条件変更の交渉＞
- ・取引条件の変更は、相手との今後の関係に大きく影響するので、どうして変更が必要なのか、相手の納得できる理由が必要
- ・日付などは明記する
- ・（書き換え表現）事情をおくみ取りいただきますよう
- ・従来と変更したいところ、変わらないところを明確にする
交渉文サンプル03＜在庫の返品の交渉＞
| 在庫分返品のお願い
拝啓 貴社におかれましては、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご高配を賜りまして厚くお礼申し上げます。 さて、このたびは貴社製品「クイックル鍋」の件でご相談がございます。 平成○年よりお取引させて頂いているこちらの製品ですが、後続類似品の好調な売り上げに対し、今年は売り上げが伸び悩んでいる現状です。 弊社といたしましても、かねてよりお取引いただいております貴社製品の売り上げを伸ばすべく、コーナー最前列への陳列や、週末の実演販売など、さまざまな取り組みをしてまいりましたが、ご期待に応えることができず、誠に遺憾でございます。 つきましては誠に申し上げくいのですが、現状の銅製品の委託契約を来月末とさせていただき、期日以降の在庫につきましては返却させていただきたく存じます。 諸事情をご賢察のうえ、何卒ご返事賜りますよう、お願い申し上げます。 敬具 |
・こちらが販売するための努力をしたことも、相手に伝わるように書く必要がある。決して売り上げが伸びないことを商品のせいだけにしないことが重要
・当該商品の売り上げ状況など苦しい現状を伝える
・返品に至るまで、努力を重ねたという誠意を伝える
・いつまでにどのくらいの返品を希望するのか具体的に
交渉文サンプル04＜値下げ・値上げの交渉＞
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納入価格値下げのお願い 拝啓 向春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。 さて、このたびは日本酒「海洋」の納入価格につきましてお願いがございます。昨今の円高やデフレ傾向の影響から、弊社でも販売価格の見直しが急務となっております。つきましては甚だ勝手ながら、貴社より納入いただいている「海洋」の価格についても再考をお願いしたいと考えております。 貴社のご事情もあるかとは存じますが、納入価格の値下げをご検討いただき、至急ご返事をお願い申し上げます。まずは価格改定のお願いまで。 敬具
値上げの交渉 拝啓 向春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。 さて、大変申し上げにくいのですが、原料材料費の価格高騰の影響から、貴社に納入しております味噌（単価１２００円）の御取引き価格では採算があわなくってまいりました。 つきましては、誠に不本意ながら、平成○年４月１日納入分から価格を５０円値上げさせていただきたく、お願い申し上げます。 何卒事情をご賢察の上、ご理解ご協力いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。まずは略儀ながら書中をもってお願い申し上げます。 敬具 |
- ・価格の交渉は相手の理解を得るように理由や原因をきちんと伝える
- ・申し入れする商品などはっきりと間違いのないように
- ・お願いしたい理由を簡潔に、あくまでの低姿勢で。
- ・（書き換え表現）望むらくは現在の納入価格の９０％にしていただきたく、お願い申し上げる次第です。
- ・値上げの理由をつたえ相手に理解を求める
- ・日付や金額は明確に記す
- ・（書き換え表現）これを契機に、品質の維持はもちろんサービスの向上に努めてまいりますので」など、こちらの努力を示す効果的
交渉文サンプル06＜支払の延期/納期の延期の交渉＞
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支払の延期の交渉 拝啓 向春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。 さて、７月末の貴社へのお支払分が地縁しております件、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。 実は、弊社の大口お取引先の倒産により、売掛金の回収が困難になり、資金繰りに苦慮しております。ただ、今月末には別件が入金する予定ですので、誠に恐縮ですが、７月支払い分に関して、何卒今回に限り支払遅延をお許しいただきたく、本状にてお願い申し上げる次第です。 貴社には大変なご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご承諾いただきたく、お願い申し上げます。 敬具
拝啓 向春の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。 さて、去る１２月１３日付でご注文いただきましたイタリア産チーズでございますが、当該商品を輸送する船史の入港が、天候などの事情により遅れているとの連絡がございました。そのため、ご指定の納期に間に合わせることが困難になってしまいました。 誠に勝手なお願いではございますが、納期は１週間ほど遅らせていただきたくお願い申し上げます。ご迷惑をおかけして申し訳ございまんが、事情をご賢察くださいまして、何卒よろしくご猶予のほどお願い申し上げます。 まずは、取り急ぎお願いまで。 敬具 |
- ・支払の延期は、相手に多大な迷惑をかける。本来はあってはならないことだと理解する
- ・謝罪の気持ちをまずは伝える、遅れている理由を相手にわかるように明記する
- ・（書き換え表現）いましばらくご猶予いただけますよう、伏してもお願い申し上げます。
- ・事情はなんであれ、一度受けた注文の納期が遅れることは相手の商いに大きく影響する。理解が得られるまで低姿勢を崩さず、丁寧な対応を心掛ける
- ・すぐに商品が何かわかるように、注文を受けた日付とともに明記する
- ・遅れる理由を必ず書いて、相手の理解を得るようにする