■01 単語登録
●記号+語句で確実に呼び出す
「あま」という読みで「株式会社あおばステイショナリー営業部」という語句を登録すると「あま」を含む単語を入力するたびにそのフレーズが表示され煩わしい思いをすることがあります。そこで「＠あま」のように、読みの先頭に記号をつけて登録しておくと、そのフレーズを呼びだしたいときだけ変換候補として表示できます。＋、？、￥、１、２など使いやすい記号を選んでつけましょう。
●こんなフレーズを登録すると便利
- ＠いつも→いつも大変お世話になっております。
- ＠さっそく→さっそくのお返事ありがとうございます。
- ＠こんご→今後ともよろしくお願いいたします。
- ＠けんとう→ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
- ＠にしやま→株式会社あおばステイショナリー営業部の西山和也です。
- ＠じゅうしょ→弊社の住所は・・・
- ＠しょうひん１６→２０１６年度版・商品カタログのページは・・・です。
●登録した語句は部署内で共有
- （登録語句の書き出し）
- １、ツール→一覧の出力
- ２、データの出力場所を選択しファイル名をつけて保存
- （登録語句の読込）
- １、ツール→テキストファイルからの登録
- ２、データの保存場所を選択し開くをクリック
■02 長い文章のテンプレート化
●テンプレート運用・改善の流れ
- １、文書管理の担当者を決める
- ２、チーム各人が書いた文章（テキストデータ）を担当者に提出
- ３、担当者が文章を編集し、内容に応じてフォルダに分類する
- ４、担当者がネットワークの共有フォルダにテンプレート集フォルダを設置。またはメールで各人にテンプレートのデータを配布
- ５、各人でテンプレートのデータをコピーし、実際の業務で運用（共有データは上書きできないように設定しておく）
- ６、一定期間運用したらチーム内で文書管理会議を開き、各人がテンプレートの不具合や改善点を報告
- ７、文書管理担当者がそれを取りまとめ、各文書に反映 ※再び３に戻る
●テンプレートは育てるもの
テンプレート文例
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
件名：【●●●●●】新商品発表会のご案内
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
●●●●●様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー営業部の西山和也と申します。
このたび、「●●●●●」の新商品発表会を以下のとおり開催する運びとなりました。ぜひご参加くださいますようご案内申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◇日時 ●月●日（●） ●～●時
◇場所 ●●●●●
◇地図 ●●●●●
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
※当日ご来場いただいた方には弊社オリジナルのノベルティグッズ（●●●●●）を謹呈いたします。
なお大変お手数ではございますが、【●月●日●時】までに出欠のご返事を返信メールにてお知らせくださいますようお願いいたします。
お忙しいところを恐れ入りますが、ご出席のうえご高評をいただきたく、心よりご参加をお待ちしております。
株式会社あおばステイショナリー 営業部 西山和也
■03 メッセージルール
●メッセージルールを設定しよう
１、受信トレイの中にフォルダをつくる（例：01＿得意先、02＿営業部、03＿社内）
２、ルール→仕分ルールと通知の管理
３、新しい仕分ルールをクリック
※みどりデパートの天野さんからメールが届いたらみどりデパートフォルダに振り分けるように設定する場合
①特定の人から受信したメッセージをフォルダに移動するを選択
②仕分ルールの説明の青線部分をクリックし、送信者の条件（メールアドレスに含まれる文字列）と移動先のフォルダを指定（画像は指定後）
③完了をクリックして設定完了
●法人はドメイン名で振り分ける
●受信トレイをタスクリストに見立てる
設定したどのルールにも合致しないメールは受信トレイに届きます。内容を確認する・返信を書くなどの対応を終えたメールは対応済み・処理済みなどのフォルダを作り、そこへ移動してもよいでしょう。すべての対応を終えると、受信トレイは空（ブランク）になります。それが手持ちの業務終了の合図（＝タスクリスト）。
■04 いつお客様にメールを送ったら効果的なのか
●アポイントから打合せ終了までに送る５通のメール
１通目：アポイントを取る
打合せを申し込むときは、ただ会いたいと書くのではなく、打ち合わせの目的や趣旨を書いたうえで候補日をいくつか提示します。あらかじめ選択肢を示すことでメールの往復を減らすことができます。日時を決めるまでにかかる時間を短縮するとともに、相手の手間も削減できます。
２通目：打合せの議題・資料を送る
相手は貴重な時間を割いて自分のアポイントに充てる時間を捻出している。議題や資料を事前に送り、打ち合わせの目的やゴールをできるだけクリアにしておくなど相手の時間を奪わないように配慮する。
３通目：リマインドする
アポイントの前日に〇日は〇時におうかがいしますとリマインドのメールを送りましょう。リマインドとは相手に一度伝えたことを想起してもらうために再度伝えること。このメールを送ることによって、当日はよろしくお願いしますという気持ちを伝えるとともに気が利く人だという印象を与えることができます。
４通目：お礼をする
打合せが終了したら時間を割いてもらったことに対するお礼のメールを送りましょう。これはその日のうちに送るのがベスト。相手の商品やサービスに対する提案を書いたり、自社の取り組みや得意分野をアピールするなど、お礼の言葉にプラスアルファの情報を書き添えておくとその後の会話につながりやすくなります。
５通目：まとめを送る
打ち合わせが決定した事項や、打越になった議題などをまとめて送ります。このメールが打ち合わせの議事録としての役割を果たすのはもちろん、私は本日の打合せ内容をこのように認識しましたが、間違いないでしょうか？という確認にもなります。もちろん、お礼とまとめのメールが一緒でも構いません。まとめを提出することによって双方の認識のずれを防ぐことができます。
●メールが届くたびに好きが強化される
メールを送りたいけど、相手が忙しいと迷惑に思われるかもしれない。そんなふうに悩むことがあるかもしれませんがそのメールが少しでもプラスの要素を持っているのであれば送るべき。人間は接触した回数が多ければ多いほどその対象に好意を抱きやすくなるという傾向がある。
■05 打合せの時間や回数を減らしたい
●打合せを増やす犯人は？
打合せの回数が多くなる最大の理由は各自がノープランで集まること。そこで仕事を進めるフローの中に、メールを効果的に取り入れましょう。メールの使い方を工夫すれば最終決断をするギリギリのところまで用件を詰めることができる。
●先回りして情報を伝えよう
社内外問わず、打ち合わせの時間や回数を少なくするポイントは、事前にメールでできる限り多くの情報を伝えておくこと。
目的：どんな打合せや会議にも目的があります。背景や現状の問題点を踏まえたうえで、最終的にはどうしたいと考えているのか。その目的を伝えておくことで、ゴールに対して共通のイメージをもつことができます。
議題：目的達成に向かって現段階で何を話したいのか、何を決定したいのかを伝えます。議題をあらかじめ伝えおき相手に回答を準備してもらう。こうすることによってあったときに最終決断ができる状況をつくり出せるのです。議題に関連する情報があればメールにＵＲＬのリンクを張ったり、資料として添付しておきましょう。自分から投げかけた事項に対して、相手からメールで質問があれば、できるだけ早く回答を。電話や直接会うのもＯＫ。できる限り詰めておくことがベストです。
要望：自分から相手に対する要望があれば、事前に伝えておきたいものです。相手が回答を出しやすいように仕様・金額・期限などできるだけ具体的な条件を挙げることが大切です。見積書や製品の見本など、打ち合わせの当日に持参してもらいたいものがあれば併せて連絡を。同時に自分のほうでも何か準備しておくことはないか相手に確認を取っておくとよいでしょう。
スケジュール：全体のスケジュールを伝えておくことによっていつまでにどの程度の打合せを済ませておくべきか判断できます。自分の都合で遅れが出る可能性があるときは相手の都合に支障が出ないようにできるだけ早めにアナウンスしておくことが大切です。
打合せをスムーズに進めるメールのOKメール例）：
イエロープリント株式会社 石田様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー広報部の北川めぐみです。
先日ご相談したキラキラ万年筆のポスターですが、以下の仕様で印刷をお願いしたいと考えております。
◇用紙・・・B１サイズ（厚手のコート系を希望）
◇色・・・４色
◇部数・・・３００枚
◇納期・・・１１月１０日（月）
来週１０月１５日（水）に弊社へお越しいただく際に
・データをお渡しする期日
・入稿の方式（データの保存形式、使用メディア）
について確認させていただきたいと思っております。
また大変お手数ではございますが、上記の仕様で見積書をご作成のうえ、お持ちいただけないでしょうか。用紙の見本帳もご用意いただけると幸いです。
※なお、誠に勝手ながら１１月７日（金）、１１月８日（土）は社員研修のため休業いたします。その間はご連絡が遅れる場合がありますので、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問合わせくださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社あおばステイショナリー広報部 北川めぐみ