■01 書きかけのメールを送信してしまった
●素早く訂正のメールを送信
あとから送信したメールの件名の前後に【再送】【訂正します】というフレーズを付加するなど、それが再送のメールであることがハッキリとわかるように工夫して確実に用件を伝えましょう。
●自分の型を守ることがミスを防ぐ
編集途中であることを自分自身にわからせる工夫を。メール作成→いったん保存→最後まで読み返す→送信のように自分なりのメール作成の型をつくっておく。
OKメール例）：
宛先：みどりデパート 天野康介
件名：【再送】３色ボールペン納品について
株式会社みどりデパート 天野康介様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー営業部西山和也です。
先ほど、編集途中のメールを誤ってお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。
改めまして、正式なものを送らせていただきます。お手数をおかけいたしますが、下記をご確認のうえ折り返しご返事をいただきたく、よろしくお願い申し上げます。
以下略
■02 件名のないメールを送ってしまった
●件名を付け直して再送する
迷惑メールと勘違いされるかもしれないのでちゃんと件名を付け直して再送する
OKメール例）：
宛先：みどりデパート 天野康介
件名：【再送】３色ボールペン納品について
株式会社みどりデパート 天野康介様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー営業部西山和也です。
先ほど、件名のついていないメールを送信してしまいました。大変申し訳ありません。
迷惑メールとなっている可能性もあるかと思い、念のため再送させていただきました。ご確認よろしくお願い致します。
※以下の文面は、最初にお送りしたものと同じ内容です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝（以下再送）＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
以下略
■03 相手の社名や氏名を間違えてしまった
●気づかぬフリはイメージの悪化
メールで相手の社名や氏名を間違えたことに気づいたら、即座に謝罪のメールを送りましょう。
●返信の宛名はコピー＆ペーストで
OKメール例）：
宛先：月間文具 田中博
件名：申し訳ありませんでした（あおばステイショナリー北川）
月間文具 編集部 田中博様
度々のメール、失礼いたします。株式会社あおばステイショナリー広報部の北川めぐみです。
先ほどお送りしたメールで、田中様のお名前を誤っておりました。礼儀知らずも甚だしく、謹んでお詫び申し上げます。
今後はこのようなことのないよう、注意いたします。
どうか変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社あおばステイショナリー 広報部 北川めぐみ
■04 迷惑メールと間違えて大切なメールを削除してしまった
●再送メールを依頼する
OKメール例）：
宛先：みどりデパート 天野康介
件名：１０/２０受信【万年筆発注メール】再送のお願い
株式会社みどりデパート 天野康介様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー営業部西山和也です。本日はひとつお願いがございまして連絡をさせていただきました。
１０月２０日（月）にお送りいただいた万年筆、ビジネスシリーズのご発注メールをお手数ですが、再送いただけないでしょうか。
私の不注意で、天野様からいただいたメールを削除してしまったのです。せっかくご発注いただいたのに、このようなことになり、大変申し訳ありません。
なおメールには以下のデータ２点が添付されておりました。お手数をおかけいたしますが、併せて再送いただけますと幸いです。
・発注書（ワード）
・納品場所一覧（エクセル）
誠に厚かましいお願いと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社あおばステイショナリー営業部 西山和也
■05 返信したつもりのメールが送られていなかった
●気づいたら即返信
OKメール例）：
宛先：イエロープリント株式会社 佐山
件名：RE：ポスター見積もりの件
イエロープリント株式会社 佐山様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー広報部の北川めぐみです。
先ほどお電話をさせていただきましたが、ご不在とのことでしたので、取り急ぎメールでご連絡いたします。
先日はポスターのお見積りをいただき、ありがとうございました。早々にお送りいただいたにもかかわらずお返事が遅くなり、誠に申し訳ございません。
お見積りの有効期限から１日過ぎてしまいましたが、もしよろしければこちらの内容で発注させていただきたく存じます。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討いただけますでしょうか。
のちほどあらためてお電話させていただきます。何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社あおばステイショナリー広報部 北川めぐみ
■06 BCCで送るべきものをCCで送ってしまった！
●すみやかに謝罪+削除依頼を
OKメール例）：
宛先：あかつき文具店 地井和夫
件名：冬季休業のご案内誤送信のお詫び
株式会社あかつき文具店 店長 地井和夫様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー営業部西山和也です。
先ほど、弊社の冬季休業のご案内をさせていただきましたが、本来BCCでお送りするべきところを私の手違いによりCCでお送りしてしまいました。ご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
弊社がお取引をさせていただいている企業様の会社名、担当者様のお名前・メールアドレスがわかる状態になっております。誠に厚かましいお願いとは存じますが、先ほどお送りしたメールを削除していただけないでしょうか。
今後はこのようなことがないよう、厳重に注意いたす所存です。どうか、変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。
株式会社あおばステイショナリー営業部 西山和也
■07 同姓の人に間違って送信してしまった
●本来の宛先と間違えた宛先、双方に連絡する
間違えた宛先には事情を説明してメールの削除依頼。本来の宛先には同姓の他人にメールを送ってしまったことを説明し、削除を依頼した旨を伝えましょう。最初は電話で謝罪したほうがよい。
OKメール例）：①（本来の宛先）
株式会社あおばステイショナリー広報部北川めぐみ様
いつも大変お世話になっております。オレンジ企画株式会社の石田です。
先ほど貴社宛てのお見積書を誤って他社の同姓の方にお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。
謝ってお送りした方には、私のメールを削除していただくようお願いいたしました。
下記に、誤送してしまったメールの本文を貼り付けます。またお見積書のデータを添付いたしますので、あわせてご確認をよろしくお願いいたします。
本件につきまして、上司の斜山とともにお詫びにうかがいたく存じます。後ほどあらためてお電話いたします。
オレンジ企画株式会社 石田
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝以下、お見積りのメールです＝＝＝＝＝＝＝＝＝
OKメール例）：②（間違えた宛先）
株式会社パープル玩具 北川様
いつも大変お世話になっております。オレンジ企画株式会社の石田です。
先ほど、他社宛てのメールを誤って北川様にお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。
お手数をおかけいたしますが、そのメールを削除いただけますでしょうか。ちなみにメールの件名は「店頭キャンペーングッズ見積書」、送信日時は１０月２日（月）PM１２：０９です。
詳細は後ほどお電話いたします。メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。
オレンジ企画株式会社 石田
■０８ 個人宛のメールをMLに投稿してしまった
MLはメーリングリストのこと。メールを使って特定のメンバー間で情報交換するしくみ。
●メールの相手と参加者に謝罪する
まず一番迷惑をかけている相手、つまり個人宛のつもりで書いたメールの宛先の人物に謝罪します。その次にMLメンバーに削除依頼します。
OKメール例）：①（宛先に指定した相手）
北川めぐみ様
お疲れ様です。営業部の西山です。
会議中のようなので、メールをお送りしました。実は先ほど、社内のMLに北川さん宛てのメールを投稿してしまいました。申し訳ありません。
昨日、北川さんから送られてきた社内報のアンケートがMLで届いたものとは気づかず、北川さん個人に宛てたつもりで返信してしまったのです。
僕から届いたメールを削除してもらうよう、MLにお願いのメールを投稿します。
本当に申し訳ありませんでした。以後、このようなことのないように厳重に注意します。
営業部 西山和也
OKメール例）：②（MLの参加者）
あおば社内ML登録者各位
お疲れ様です。営業部の西山です。
すでにお気づきの方もいらっしゃることと思いますが、先ほど、広報部の北川さん宛てのメールを誤ってMLに投稿してしまいました。
私の不注意から、貴重な情報共有の場を乱してしまったこと、大変申し訳なく心よりお詫び申し上げます。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、先ほどの私の投稿を削除していただけませんでしょうか。
以後、このようなことのないよう、厳重に注意をいたします。これからも、この場で皆さんのご意見をうかがいながらいろいろと勉強させていただきたいと思っております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
営業部 西山和也
■09 社内の重要文書をそのままお客様に転送してしまった
●必ずデータを削除してくれるよう依頼
流出した文書の重要度が高い場合は、すぐに上司に連絡し、判断を仰ぎます。会社としての対応策が決まったら、相手に電話をかけ、できるだけ早いタイミングでの訪問を申し込みます。不手際を丁重に詫びるとともに送信したメール、あるいは添付データの削除を徹底して依頼することが大切です。また流出した文書の中に他社の情報が含まれている場合は、その会社にも訪問して謝罪をする必要があります。誤送の経緯や送信先に削除を依頼している旨を伝え過失をお詫びします。
OKメール例）：
宛先：みどりデパート 天野康介
件名：メール誤送信のお詫び
株式会社みどりデパート 天野康介様
いつも大変お世話になっております。株式会社あおばステイショナリー営業部の西山和也です。
先ほど、来春の新商品資料をお送りするつもりが、手違いで弊社の社内文書（社長交代の通達）をお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで失礼と存じますがまだ新聞等にも公表していない未発表の人事ですのでお送りしたデータを破棄していただけませんでしょうか。
今後はこのような不手際のないよう、文書の管理には万全の注意を払う所存でございます。
後日、上司の南田とともにお詫びにうかがいたく存じます。メールにて恐縮ですが取り急ぎお詫び申し上げます。
株式会社あおばステイショナリー営業部 西山和也