■Q1 1通のメールに複数の用件を書いても大丈夫?
複数の用件を1通にまとめると、返信が遅れる可能性がある。効率的に返信をもらうために1メール1用件に。返信が必要でないものはまとめてよいです。
■Q2 「Re:」をつけたまま返信してもいい?
●「Re:」の意味は
返信ボタンを押すと、件名の先頭に「Re:」という文字列が自動的に挿入されます。件名にこれをつけることであなたが送ってきた用件についての返信です。という意味を表します。
●内容が変わったら件名も書き換えを
用件が変わらなければ、「Re:」をつけたまま返信してよい。やりとりの途中で用件が変わっていたら、新しい件名に書き換える。
■Q3 いつまでに返信すれば失礼にならない?
●人は2日を過ぎると不安になる
返信が遅れる場合はあらかじめ〇月〇日まで出張のため、メールのお返事が遅くなる場合があります。長期休暇を取らせていただくため、メールの確認ができませんとあらかじめ伝えておけば相手のスケジュールに及ぼす影響も最小限に抑えることができます。
●素早さをアピールするなら24時間以内に返信を・・・
返信が速いことは仕事が速いという印象につながっていくでしょう。
■Q4 返信・回答期限を指定してもいい?
●お時間のあるとき(返信はいつでもいい)にはかえって迷惑
●返信期限の指定は失礼ではない
問い合わせのメールを送るときは必ず〇月〇日()までにお返事いただきたくお願い申し上げます。と書きましょう。前置きとしてお忙しいところ恐れ入りますが、ご多忙中恐縮ですがという前置きをつけると相手の都合に配慮した表現になります。
●あいまいな表現はトラブルのもと
今日中、今週中、夕方、週明けは曖昧な表現です。今日中は17時まで、週明けは月曜日などのように誰がよんでもわかる具体的な言葉に言い換えましょう。
■Q5 顔文字・(笑)・(泣)を使ってもいい?顔文字に代わる!感情表現のフレーズ集
●ビジネスメールで顔文字等は基本的なNG。フォーマルな文章を心掛ける。
●感情表現のフレーズ集
- おめでとうございます!
- ・このたびのご栄転、誠におめでとうございます
- ・創立10周年を迎えられた、心からお祝い申し上げます
- さすがですね!
- ・〇〇様の豊富な知識に、いつも感服いたしております
- ・〇〇さんの右に出るものはいませんね
- 申し訳ありません
- ・ご期待に背く結果となりましたこと、幾重にもお詫び申し上げます
- ・多大なるご迷惑をおかけし、弁解の余地もございません
- ・私どもの準備不足によるものと、猛省しております
- 抗議します
- ・度々の納期延納に、非常にご迷惑をこうむっております
- ・弊社に事前の連絡なく進行されることには、納得しかねます
- ・至急ご確認のうえ、誠意あるご回答を賜りたくお願い申し上げます
- お断りします
- ・誠に残念ではございますが、辞退させていただきたく存じます
- ・今回は、ご容赦のほどお願い申し上げます
- ・とても私のような素人が出る幕ではございません
- 大丈夫ですか
- ・思いもよらぬことで、心からお見舞い申し上げます
- ・社員一同、大変心配しております
- ・十分に静養され、1日も早く全快されますようお祈りしております
- お願いします!
- ・どうかご協力を賜りますよう、伏してお願い申し上げます
- ・お手数をおかけいたしますが、切にお願い申し上げる次第です
- ・いつもお願いばかりで恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます
■Q6 携帯電話からパソコンにメールを送ってもいい?
パソコンから携帯電話にメール送る時は
- ・文字数に気を付ける
- ・パソコンからの送信である旨を伝える(迷惑メールリストやPC受信拒否)
- ・CCに会社のアドレスを入れる
■Q7 仕事でフリーメールを使ってもいい?
基本的にはフリーメールの信頼性は薄いためメインのアドレスとしてフリーメールを使うのはNG。あくまでもサブアドレスとして活用する。
■Q8 自宅からメールを送信してもいい?
自宅からのメール送信は情報漏えい、ウイルス感染のリスクあり。仕事のメールはなるべく自宅に持ち込まない!
■Q9 文章が硬いと言われたらどうすればいい?
●見た目をやわらくする
- ・改行(空白の行)を増やす
- ・ひらがな・カタカナを増やす
- ・丸みのある記号を使う
●文章をやわらくする
- ・話言葉を取り入れる(語尾に~ね、~よ)
- ・率直な表現をする(感謝申し上げます→ありがとうございます、大変うれしく存じます→うれしいです。胸がいっぱいです、感服いたしております→さすがですね、素晴らしいですね)
- ・~、-、・・・などの記号を使う
■Q10 相手に確実に理解してもらえるメールを書くには?
●メールをわかりづらくする3つのNG
専門用語、業界用語、カタカナ語です。メールは伝えることが目的なのでこれらそれを阻害する。
●返信で理解度を確認する
メールの文末にご不明な点がありましたら、お気軽にお問合わせください、メールでも電話でも結構です。これらを残すことで相手が理解しているか見分けることができる。
■Q11 文章が長くなってもきちんと意図が伝わるメールとは?
●プレゼンの技法「PREP法」を取り入れる
- P=要点結論
- 例:本日は環境にやさしいコピー機〇〇の導入をご提案いたします。
- R=理由
- 例:貴社で課題として掲げておられるランニングコストの低減、地球環境への取り組みを力強く後押しする製品です。
- E=具体例
- 前年より導入を開始したA社ではカートリッジ代は従来の80%、消費電力は従来の30%カットを実現しました
- P=結論の再確認
- 〇〇導入により、環境に配慮するとともに貴社の業務効率がさらに高まるものと確信いたしております
●添付データ、ウェブサイトへのリンクも活用