◆相手の知りたいことを考える
自分が考えたり、経験した順番で説明するメリットは
- ・思い出しやすい（内容が漏れにくい）
- ・準備しなくても、その場で感覚的に説明できる
- ・自分の経験順序に基づいているので（自分としては）しっくりくる
デメリットとしては、、
- ・網羅的であるがゆえに、重要ではない情報が含まれてしまいがち
- ・似たような種類の情報があちこちに分散してしまって、わかりにくい
- ・多くの場合、最後まで聞かないと、結論がわからない
◆説明する前にやるべき思考をまとめる４ステップ
- ステップ１：相手の知りたいことを明確にする
- ステップ２：自分が伝えたいことを明確にする
- ステップ３：情報のギャップがないかを確認する
- ステップ４：ギャップを埋めるために、何が必要か考える
◆短いほうが伝わりやすいは本当か？
安易に文章を短くしようとすると、逆に伝わりにくくもなるのです。伝えたい内容をしっかりと保持したまま説明を短くするのは、きわめて難易度が高い。そのためたとえ文章が長くても内容が伝わることが大切です。
文章を短くする技術として、、、
・サマライズ・・・文章をみじかくシンプルにする（長い文章から要点をくくりだす技術）
・クリスタライズ・・・本質を表すキーワードを選び取ること（本当に重要な物事だけにフォーカスして話を結晶化する技術）
◆枝葉ではなく幹から伝える
短くするために一番簡単なのは言いたいことを減らすこと。そのためには４つある項目からあえて１つの重要なものに絞りそれだけを伝える方法やまず幹となる部分から説明し、次に枝葉を説明する方法があります。
◆説明上手は要約と本質の見極めがうまい
例）週末は彼女と新宿駅で待ち合わせをして白いロマンスカーで生ビール・・・
という文章があった場合この話を要約すると「週末旅行に行った」では具体性がなくなり抽象的な情報になってしまう。それよりも「彼女と箱根旅行」あるいは思い切って「ロマンスカーで生ビール」とするべきです。ポイントは具体的な状況をイメージさせるキーワードを選んだまとめを作るです。
◆伝えたいことを徹底的に可視化する
書かれない思考は思考ではないというように書くという行為は思考を言語化、可視化する作業となります。説明がうまくいかない問題の本質は多くの場合言いたいことが決まっていないなのです。そのためにはとりあえず書き出して以下のように説明の情報をまとめる技術を身につけましょう。
- １：経験した順番、考えた順番ですべて書き出す。
- ２：伝えたいことに、赤ペンや蛍光ペンを使って印をつける
- ３：印のついた部分を固まりとしてまとめ直す
- ４：各固まりについて再度、文章として書き起こす
- ５：固まりの並び順＝説明順序を決める
考え方の例）→性能のよさをしっかりと伝えることで、高価格であることの理由は説明できる。そのために、まず小売店に対して高性能であるがゆえに高価格であると伝えていく活動を行う必要がある。パッケージはユーザーに好評なため、陳列時のパッケージの見せ方なども、小売店に提案していく
◆説明の情報をまとめるステップ表