第１章 説明が下手な人は何が間違っているのか
◆残念な説明をする人は何が間違っているのか
大学教授など頭がいい人にも説明が人はたくさんいます。相手の思考を整理できてないで説明しているのです。主な説明が苦手な人が陥っているパターンは、、
- ●何をどの順番で説明するのか整理できていない
- ●説明する相手の理解レベルを意識していない
- ●自分が何を言いたいのか決まっていない
◆残念な説明の特徴① 考えた順番で説明する
押さえておくべきポイントとしては考えた順番と説明する順番は違うということです。また自分が考えた順番ではなく相手が聞きたい順番を考える。これは結論から説明しなさいという内容と適合してます。説明上手になるために極めて大切なのは、目的に沿って、正しい順番で物事を伝えるということです。
◆残念な説明の特徴② 相手の理解度を意識していない
専門家の話が分かりづらいのは相手のレベルに合わせた説明ができていないからです。聞き手がどういうレベルで物事を理解したいのかを見極められていないことが原因なのです。ビジネスにおいてはクライアントに説明するときはいかに相手が理解しやすい言い回しや伝え方をするか、が重要です（逆にクライアントの話を理解するためには、業界知識を集め、使われる用語を知ることが大切になります）。説明する人が相手の理解状況をしっかりと推し量れていないからなのです。説明する言葉や内容は、相手に合わせる意識を持ちましょう。
◆残念な説明の特徴③ 言いたいことがわかっていない
自分の言いたいことがわかっていない、言いたいことはあるけれど説明する情報が足りていない。
- ●相手に伝えたいことは何か
- ●その内容を伝えることは、相手にとって意味があるのか
- ●難しすぎたり、易しすぎたりしないか
- ●その説明の順番で、しっかり情報が届けられるか
何を言うかと同じくらい「どの順番でいうか」が大事です。
第２章 わかりやすい説明の順番
◆相手の思考を意識する
常に相手の立場や理解度を意識しながら話す。
◆わかりやすい説明の順番の基本
説明の順番の前に押さえておくべきポイントがあります。ひとつは自分主導の説明です。ふたつめは相手手動の説明です。
自分主導の説明は、、
- ①前提をそろえる（結論よりも先に前提をそろえる）
- ・結論からという以前にこれから話す内容について、相手がどの程度のレベルの知識をもっているか、ビジネスにおいては結果を報告する前に作業の進捗状況を報告したり、過去の経緯や取引履歴を簡単に話して相手と自分の知識レベルをそろえておくべきです。そのほかにも数字の定義、表やグラフの見方、周辺情報などのしっておかないといけない内容は始めに伝えておきましょう。また相手の理解度と説明のレベルをそろえる方法として相手を小・中学生に説明するぐらいのつもりでします。
- ・話の範囲をそろえる。戦略コンサル業界では説明の範囲のことをスコープといいます。打合せの時間が短すぎて、とてもすべては説明しきれない、取り扱う情報が多すぎるので絞って説明したい、目の前で対応せねばならない課題だけに時間を使いたいというような状況の際には「あなたが知りたい内容のうち、今日はこの部分だけをお話しします」とあらかじめ話すことで、相手の期待値を調整することができます。
- ・前提を揃えるとは１：前提となる情報の共有ができているか２：相手がどのくらいの知識レベルか３：今回はどこまで話すか、伝えるかということです。
- ②結論・主張・本質
- ・聞き手に期待する行動（結論）を伝える。「この提案を本日承認していただきたい」「改善すべき点を、アドバイスしてほしい」「資料作りを手伝ってほしい」というような要望をあらかじめ伝えることで相手がどういう意識で話を聞けばよいかわかります。これを怠ると（最後に結論をいうと）もう一度説明して欲しいなどと二度手間になる可能性があります。
- ・本質とは何か？ここでいう本質とはその事象をうまく表した一言のことです。要するに・一言でいうと・端的にいえば・すなわちという意味です。
- ③根拠・理由・事実
- 前提をそろえて、結論や主張をまず伝える。その次の根拠や理由を伝えるときのポイントは次の３つです。
- ・これから理由を伝えることを示す
- ・理由をできれば３つに絞る
- ・理由や根拠は客観的事実で構築する
- 結論・主張・本質（解釈）は客観的事実に基づいて組み立てられていなければ、ロジックが成立せず、附に落ちない説明になってしまうはずです。あなたの結論や主張、ロジックを強くするには、どれだけ事実を調べられるかにかかっているといっても過言ではないのです。
- ④補足情報
- 根拠や理由は多すぎても意味はありません。相手の興味と補足情報があえば補足情報の価値は変わる。
- ⑤結論・相手に促したいアクション
- 最後にまとめる言葉で相手の理解や印象がかわる「なので、この新商品は多くのユーザーを獲得できるのです」
相手主導の説明のコツは、、
- ①大きいポイントから小さいポイントの順番で説明する
- ②相手が知りたいのはあなたの解釈か事実かを見極め、相手が聞きたいほうから話す
- ③事実を話す際には、客観的なものを選択する
◆長くてもしっかり伝わる説明の条件
ポイントは３つあり、、
１：優先順位をつけて捨てる ２：本編と補足情報に二分し、本編以外は後ろに回す ３：不要な情報と分かれば途中で省く