必要事項を漏らさず、確実に相手に聞く
＜シチュエーションと目的＞
・支払金額や発注内容、納期等間違いがあってはならないものを相手に確認する
・契約した条件とは異なる状況が発生したとき、確認する
・電話上や打ち合わせ時など、口頭で決めたこと、人づてに聞いたことなどを再度確認する
＜マナーとポイント＞
・重要な確認事項を漏らさず正確に相手に分かるように書く。特に数字や日付は確実に伝え、間違いのないように注意する
・箇条書きや別紙を用い、相手が解答しやすくする
・回答を要求するのは、期日を設定し、丁寧にお願いする
確認文サンプル1＜支払条件の確認＞
| 株式会社イノベーション 株式会社おみ 総務部 遠藤太一様 営業部 渡辺直美 支払条件のご確認について 拝啓 時下ますます御盛況の段、大慶に存じます。 さて、このたびは弊社とのお取引を受諾してくださり、心より御礼申し上げます。 つきましては、去る６月１５日のご商談の際にご承諾いただきました支払条件について、念のため、下記の通り確認させていただきたく存じます。 ご多忙中のところ、誠に恐縮ですが、ご確認の程お願い申し上げます。まずはお礼かたがたご確認まで。 敬具 記 お支払 毎月末日締め 翌月１０日払い 納期 発注後２週間以内 納品場所 貴社本店 運賃諸掛 当社負担 支払方法 当社指定金融機関振込 |
・食い違いが出た場合、再度話し合う時間が必要なため、支払条件
の確認も商談成立後、速やかに文書で行う
・まずは取引快諾に対して感謝の意を述べる
・契約条件に合意した日付、場所などを記載する
・（書き換え表現）支払条件は下記の通りで相違ないか、再度ご確認いただきたく存じます。
・その他、振込先や運搬方法、振込手数料、など必要に応じて項目を立てる。