業務上知りたい事項を問い合わせ、情報提供を依頼する
＜シチュエーションと目的＞
・自社で簡単に調べることができない場合、新規取引先・採用人物の信用状況、在庫や取引条件などの情報を提供してもらう。
・問い合わせたいことを、具体的かつ詳細に示し、より正確な解答を得る。
＜マナーとポイント＞
・気軽に教えられないこともあるので、なぜそれを知りたいのか理由を明確に述べる
・相手に不信感を与えないようにこちらの身元も十分に開示する
・解答の方法、期限を明示、相手に負担のない範囲で取り計らう。また、返信用封筒を添えるなど工夫する。
照会文サンプル1＜信用状況の照会＞
| 株式会社江戸川証券 双葉照会株式会社 営業部 門田鋼機様 営業部 間満 信用状況についてのご照会 記 |
・相手に解答義務がない場合や答えにくいこともあるので、高圧的な態度や無理扱いは論外。丁寧な文体を心がける
・（書き換え表現）なにぶん近畿のことにて
・相手が解答しやすい配慮を心がける
・相手に不安を与えないようにする
・回答しやすいように知りたい内容を箇条書きにする。
照会文サンプル2＜取引条件の紹介＞
|
お取引条件の紹介 |
・取引条件は最初にしっかりと伝える、後にトラブルになる場合もあるので書面でやり取りする。
・（書き換え条件）貴社資料のＰＳ搭載の構造ブロック計２万個を年間購入目標として考えておりあます。
・後で食い違いが発生しないように、最初に明確にしておくのが鉄則。
・会社概要などを同封してもよい。
照会文サンプル3＜商品未着のご照会＞
|
商品未着のご照会 |
・メールの場合は件名に「エニイウォール釘未着のご照会」
・急ぎの用件のため前文を省略してもかまわない。結語に注意。
・（書き換え表現）ご調査のうえ、ご連絡
・別記に注文情報を列記すると処理しやすい。
照会文サンプル4＜商況の照会＞
| 美容液白雪姫販売状況についての照会 拝啓 陽春の候、貴店におかれましてはますますご繁栄のことと御慶び申し上げます。平素は小社商品の販売にご協力をいただき、誠にありがとうございます。 さて今春発売の小社開発の化粧品シリーズプリンセルコールの新製品で、大変人気を博しているシリーズの最新アイテムですが、来春に向けて、さらにアイテム数を増やすべく、顧客の皆様、販売店様のご意見、評論などを調査させていただきております。 つきましては、お忙しいなか大変恐縮ではございますが、同封別紙のアンケート用紙にご記入いただき、５月３１日までに同封返信用封筒にご返送いただきますようお願い申し上げます。 敬具 |
・解答期限を必ず明示する。また返信用封筒を用意するなど相手が返信しやすい工夫を心がける。
・件名に具体的な商品名を入れて、すぐ商品を思い浮かべてもらう
・（書き換え表現）お知らせいただくお願い申しあげます。
・聞きたいことに確実に答えてもらうように別紙調査表を用意する
照会文サンプル5＜売掛金残高の照会＞
| 売掛金残高の照会 拝啓 梅花の候、ますますご隆昌のことと御慶び申し上げます。平素はひとかたならぬご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて弊社は３月末日をもって決算期を迎えるため、売掛残高の確認をさせていただきたくお願い申しあげます。ご多用中に勝ってなお願いではございますが、同封の弊社売掛金票とご照会のうえ、３月１日までにご確認欄にご捺印後、同封の返信用封筒にてご返送くさいますようお願い申しあげます。 なお、ご不審な点などございましたら、どうぞご遠慮なく上記弊社経理部山田までご連絡ください。ますは取り急ぎご照会申し上げます。 敬具 |
・相手の都合も考え、時間に余裕をもってお願いする。
・自社のご都合での問い合わせなので、理由を述べつつ丁寧に依頼する
・（書き換え表現）ご多忙中誠に恐れ入りますが
・何をいつまでにして欲しいのか明記、捺印への注意も促す