注文内容や希望条件、変更内容を記録に残る形で正確に伝える
＜シチュエーションと目的＞
・相手から品物やサービスを購入するとき、間違いのないように、詳細を文書で起こす。
・相手の見積書に応じて発注する場合も、文書で依頼する
・先にこちらから希望条件を提示し、それに見合った商品をみつくろってもらうときも、文書に条件を書き出す。
＜マナーとポイント＞
・注文したい商品の名称、数量、希望納期などを相手が、間違えないよう分かりやすく明記する
・品番がある場合は明記すると確実。色やサイズ違い等にも注意する。
・納期、場所、送料、支払条件なども確認必須事項。こちらから希望条件がある場合は目立つように別個に項目を立てて明記する
・注文内容は別記や別紙とし、後で安易な訂正取消にならないよう慎重に検討してから書くこと。
注文分サンプル1＜見積書による注文＞
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株式会社マリングッズ 株式会社営ポープ 注文書 記 |
・別記の注文詳細は見積書と照らし合わせて間違いのないように別記する
・（書き換え表現）親子浮わ注文の件
・最初に見積書送付の御礼を述べる
・見積書送付日と文書管理番号があれば合わせて明示する
・（書き換え表現）お手数ながら、本注文を受領しました段階でご一報いただければ幸いです。
注文書サンプル2＜指値による注文＞
| 株式会社ソニック 株式会社蒼い 営業部 宮田悦子 遠藤健一 スピーカーのご注文に関するお願い |
・指値とは買い手側の希望の値段、ただし一方的に希望のみを伝えると相手の感情を害することもあるので注意する。
・（書き換え表現）注文についてのお願い、スピーカーご注文に際して
・自社の事情やマーケティングの視点から意見を述べ、理解を求める
・一方的に条件を出すのではなく、譲歩できるとこは譲歩する姿勢をみせる
・（書き換え表現）なおお値引きが不可能でしたら、弊社といたしましても他社からの購入を検討させていただきますので早めにご回答いただけますようお願い申し上げます。
・なおどうしても折り合いがつかない場合は、他社への発注に切り替えさせていただきますのであしからずご了承ください。
注文分サンプル3＜注文の取消＞
| 注文取消のお願いとお詫び 前略 去る５月３０日は発注いたしました体温計50個についてですが、納入先である医療機関が６月５日付けで倒産したため、不要になってしまいました。 つきましては、誠に心苦しい次第ではございますが、上記注文を取消させていただけないでしょうか。 弊社としましても、納入先の倒産を前日に知らされたため、困惑している次第です。貴社には大変なご迷惑をおかけいたしますが、何卒事情ををご賢察のうえ、ご了解くださいますようお願い申し上げます 。 取り急ぎお詫びかたがたお願いまで。 草々
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・メールだけで済まさず、電話でお詫びするのがマナー
・こちらの都合で注文を取り消す場合、件名にお詫びの文書を入れる
・注文取消の理由を述べるが、せめてものマナー
・一方的な注文取消の印象を与えないために疑問形にする
・取消を念押しする