面接・内定を辞退する際のメールの書き方

「面接を辞退したいけど、メールでどう書くべきなんだろう」「内定を辞退する際にはメールだけでなく、電話もした方がいいのかな」といったことを考えているあなた。ここではそんなあなたの参考になるよう、先方に失礼にならない、面接・内定の辞退の仕方を説明していきます。

1.面接・内定を断る際の連絡方法

面接を辞退する場合

■面接までの残り日数が3営業日以上ある場合
メールで連絡をすれば大丈夫です。

■面接前日・当日の場合
メールだけでなく、電話での連絡も必要です。面接前日・当日ですと先方がメールを確認できない場合もありますし、直前での辞退なので丁寧に対応する必要がありますので電話もしましょう。

内定を辞退する場合

内定を辞退する際には、メールだけでなく、必ず電話もしましょう。先方はあなたに内定を出したことで備品や座席、パソコンなどの購入を始めなければならなかったり、求人広告や人員募集を追加で行うべきか判断しなければなりません。内定までの道のりでも、先方の役員や取締役社長にお時間をもらっていたりと労力をかけてもらっています。そのため内定を断る際にはメールだけでなく、より丁寧に電話でも連絡をしましょう。

2.【状況別】メールでの面接・内定辞退の仕方（例文付き）

ここからは状況別に面接・内定辞退の仕方のポイント・例文をお伝えしますので、あなたの置かれている状況にあった辞退の仕方をチェックしてください。

面接を辞退する場合

■辞退の仕方：メール

■メールの例文

株式会社○○○

人事部　△△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている鈴木と申します。
この度、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

◇次面接の時間を確保していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

＜署名＞
氏名：○○○○
PCメールアドレス：○○○○@○○○○
住所：〒○○○-○○○○
自宅住所：（都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載）
自宅電話番号：○○○○
※学生の場合は、大学名・学部学科名も記載

まだ1次面接を受ける前や、最終面接でも面接を受ける前であればメールでの連絡で大丈夫です。

一度は面接をした場合は、先方に時間をもらっているので、メール文にその御礼も必ず記載しましょう。

内定を辞退する場合

■辞退の仕方：メール＋電話

■メールの例文

株式会社○○○

人事部　△△様

この度貴社から内定をいただきました鈴木と申します。

先日は、内定のご連絡をいただき心より御礼申し上げます。

誠に勝手ではございますが、□□□□の事情により内定を辞退させていただきたいと存じます。
○○様をはじめ、面接でお世話になった皆様方には誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

注）辞退理由は、後ほど電話で説明する理由を簡潔に記載しましょう。

Ex.他社から内定をいただいた、身内に不幸があり、家庭の事情を考慮し

メールをした後に先方から電話がくることも考えられます。その際に何を伝えるべきなのか、辞退の理由を聞かれたらどう答えればいいのかは続きで説明します。

3.電話での面接・内定辞退の仕方

辞退の理由を深堀りされたり、ひきとめにあう可能性があるため電話は抵抗があるかもしれませんね。とはいえ、メールだけで辞退をすることが失礼にあたることもあります。電話で連絡をする場合には下記ポイントを意識してあなたの気持ちを伝えましょう。

■電話での辞退連絡のポイント

・伝えるべき内容

まずは面接・内定辞退をすることへのお詫びを伝えましょう。今までお時間をいただいたことに対しての感謝もお伝えすることで、誠実さがより伝わります。

・電話をする時間帯

なるべく14時～18時に電話をしましょう。ただし、緊急を要する場合は始業時間以降、なるべくはやめに連絡を。メールと異なり、電話をする際には時間帯に気をつける必要があります。朝の始業直後や、昼休み前後は会議等で先方が忙しくしている可能性が高いです。この時間帯にお詫び・感謝をお伝えしても誠実さが伝わりづらいのが現実。また夜遅くに電話をすると非常識と思われてしまいますので、18時以降の連絡はなるべく避けましょう。

・電話をする場所

携帯電話から連絡する際は、車どおりの多い道などの騒がしい場所・地下鉄のホームなど電波が弱い場所は、声が聞こえづらく、途中で電話が切れてしまう可能性もありますので、静かで電波のよい場所から電話をしましょう。

■辞退理由を聞かれたらどこまで答えるべき？

電話で辞退の連絡をした際には、辞退理由を聞かれることも。その際に、「曖昧に答えた方が無難なのか」「本音で話してもいいのだろうか」と悩む方が多いかと思います。

辞退理由を聞かれたら、「他社から内定をいただき、家庭の状況を考慮した上でそちらに入社することを決めました」などとはっきりと答えましょう。確かに、先方はあなたの本音を伝えることで残念に思うでしょうし、「なぜ他社にしたのか」とさらに理由を深堀りされることもあるかと思います。

さらに深堀りされた際も、正直に「他社の年収や活躍できるポストなどの条件がよかったため決断いたしました。」「家族と話し合った結果、家庭の事情で自宅から近い他社にいくことにいたしました。」などと答えて問題ありません。

他社の社名や給料条件、またあなたが答えたくないことに対する質問がきた場合は、「その件ついてはお答えできません」と答えて大丈夫です。

4.まとめ

いかがでしたか。
あなたの置かれている状況に合わせて、先方に失礼のないようメールや電話で面接・内定を辞退しましょう。なるべくはやく、誠実に、然るべき手段で辞退連絡をすることで、
先方に不快感を与えず、円満に辞退することができます。ぜひ面接・内定辞退のメールをする際に上記のメール例文を是非活用してください。