簡単！マイナンバー制度まるわかり５つのポイント

社長・総務担当者は必見！いますぐチェック！

目次（もくじ）

マイナクラウドのマイナンバー管理をご存知ですか？

国の義務化により、従業員（アルバイトを含む）を雇用している全ての事業主様が対象となったマイナンバー管理。

マイナンバーを紙で保管する場合は鍵付きの金庫が必要なのをご存知でしたか？PCで保存する場合も万全なセキュリティ対策を施した環境でなければなりません。そんな面倒なこと出来ないよ・・・というあなたへ。

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簡単にわかるマイナンバー制度とは？

マイナンバー制度とは簡単に言えば国民一人ひとりが番号を持つ（持たされる）制度のことです。

国民の個人データを12桁の番号で把握することで行政サービスをはじめとしたさまざまな作業を簡便化し、より迅速かつ最適な作業を行うために導入されます。

これまで行政の手続きといえば何かと煩雑で時間がかかるというイメージが付きまとっていましたが、このマイナンバー制度の導入によってそれが改善されることが期待されています。

また社会全体の公平性が高まることも期待されています。この制度によって国民のデータをこれまで以上に効率よく管理できるようになることで所得の把握や行政サービスや支援制度を利用している状況をチェックすることができるため、制度の悪用によって過剰なサービス(支援金など)を受けていたり、逆に負担を免れているといった問題を防ぐのに役立ちます。

また、支援金、補助金を本当に困って必要としている人に対して適切に、迅速に提供できる点もこの制度の大きなポイントでしょう。

個人番号カードって？

平成27年10月1日にこの制度が導入されると国民ひとりひとりに「個人番号カード」という番号が交付されます。このカードはマイナンバー制度を利用する上で欠かせないものであると同時に身分証明書としても活用することができます。

実際に交付されるのは平成28年1月1日ですが、このカードを利用することで図書館や印鑑証明書の発行などにも利用できるのもポイントです。

なお、これまで身分証明書として利用が可能だった住基カードとこの個人番号カードとの重複所持はできない決まりとなっています。

制度がはじめる前に実際にこのマイナンバー制度がどのような状況で必要になるかを把握しておくことも大事です。とくに経営者の場合は社会保障と関わる制度と深く関わってくる点が重要です。雇用保険の資格取得や給付、年金の資格取得や給付などの際にマイナンバーが必要です。さらに個人事業主の方にとっては納税と関わる場面で欠かせないものとなります。

このマイナンバーの導入に合わせて企業もさまざまな準備を行わなければなりません。従業員ひとりひとりのマイナンバーを管理する形になるため、情報管理の観点からも専門の担当者を決める必要がありますし、従業員からマイナンバーを確認する場合にはその目的をしっかりと伝えること、そのうえで番号が本人のものかどうかを確認しておくことが絶対条件となります。

番号で簡便に個人のデータを管理できる分、しっかりと扱わないと悪用される恐れがあるだけに企業の側の責任も重くなります。きちんとした環境を整えておきたいところです。

マイナンバー制度、企業がやらないといけないこと

国民ひとりひとりに番号が割り当てられるマイナンバー制度、国民の生活にも少なからぬ影響を及ぼしますが、この制度に対する準備や受け入れる環境づくりが必要という点では企業のほうが直接的な影響が大きいといえるかもしれません。

従業員の個人情報をマイナンバーで管理する必要が出てくるため、慎重な取り扱いが欠かせないのです。何しろ番号からその人の所得や社会保障制度の活用状況までさまざまなデータを知ることができてしまうからです。

社内規定を作ろう。

企業がまずやらなければならないことは社内規定作りです。どこまで従業員のマイナンバーを利用するのか、また確認する必要があるのか。企業内における個人情報の保護の概念が重要視されている今、安易にマイナンバーを確認したり利用するのは避けなければなりません。

従業員からマイナンバーを聞き出す際には必ず利用目的を伝えること、頭ごなしに教えるよう迫るような状況は厳禁です。そのうえでマイナンバーを確認する場合には本人確認もしっかり行っておくこと。

万一他のマイナンバーを告げている、別人に成りすまそうとしているといった問題が起こらないよう細心の注意が必要なのです。

それからマイナンバーを適切に取り扱うための環境づくり。まずは、責任者を決めましょう。

誰にでも従業員のマイナンバーを確認できるような状況は避け、専門の担当者のみが管理し、必要以上に利用しない環境が求められます。

この点に関しては情報の漏洩を防ぐだけでなく、危機感を持って取り扱うよう責任者の所在を明確にしておく点でも大事なところです。

それからシステム関連の準備と環境づくり。

マイナンバーの導入によって経理・会計システムに大きな影響が生じます。社会保険や年金制度、税制と深く関わる制度ですから、それに対応したシステム作りが欠かせないのです。さらに人事面や従業員ひとりひとりの給料の確認の際などにもマイナンバーが関わってきます。

システムに関してはセキュリティ環境の構築も非常に重要なポイントで、社内だけでなく外部からマイナンバーが知られてしまうような環境を避けなければなりません。

この点は担当者と責任者の明確化とも深く関わっており、アクセス制限などの措置が求められます。

このように、マイナンバー制度の導入に関して企業は社内の人事やシステム環境といった基本的なところから対応する必要があります。

何が必要なのか、まだ何か足りない部分があるかどうか、導入に当たって改めて確認しておくとよいでしょう。

従業員の重要な個人情報を扱うという事実を踏まえた上で責任を持ってマイナンバーを管理する環境を作りましょう。

会社組織の場合は、顧問税理士さんがいらっしゃると思いますので、情報管理体制については必ず、確認を取っておきましょう。

源泉徴収事務などにもマインバーは大きな影響があります。詳しくは顧問税理士さんにお問い合わせください。

マイナンバー制度の懸念点

国民ひとりひとりの番号を設定し、行政サービスをはじめとした作業の簡便化を図るマイナンバー制度。これまで煩雑で時間がかかる、対応が悪いといわれてきた行政サービスの環境を一新させる対策としても注目されています。

所得や各種行政の支援・補助制度の利用環境を一元的に管理できることで国民全体の公平感をもたらすことができる点も期待されています。

こうして見るといいことだらけのイメージもありますが、一方では早くから懸念点が指摘されていました。

反対の意見も根強く、国民全体の支持を得ているとはまだまだいえない状況です。

最大の懸念点はやはり情報の漏洩の危険性でしょう。これまでも企業や行政からの個人情報の漏洩が大きな問題となってきました。「まさかこの企業が」「こんな形で個人情報が漏れちゃうなんて」といった信じられないような状況での漏洩が明らかになるケースも少なくありません。

マイナンバー制度は国民ひとりひとりのデータを一元に扱うものですから、もしこれが漏洩すれば個人を特定しやすい上に先述のように所得をはじめとしたさまざまな個人情報があっという間に他人に知られてしまうことになりかねません。万一そのようにことが起こればこれまでの個人情報漏洩の問題とは比較にならないほど大きな影響をもたらすことになります。

この辺の情報管理ができているのか、国民が納得できる環境とは到底いえないでしょう。

それからこの制度をきちんと扱うことができるのか。この点は行政に対する不審とも深く関わっています。

年金制度のずさんな取り扱いが何度も明らかになり、国民の不信感を煽っていますが、年金番号があってもきちんと扱えないような行政がマイナンバーをきちんと扱うことができるのかどうか。

行政サービスは制度によって行うのではなく、あくまでその制度を活用する人によって行われます。この点が改善されていない状況でマイナンバーを導入したところでどんな意味があるのか。この不満点は同時に情報の漏洩の不安とも深く関わってきます。

もうひとつは税金の無駄づかい。この制度を導入するため、行政ではさまざまな準備を行っています。

2014年にはシステム構築のために合計390億円もの費用を投入したことが明らかになりました。もちろんこれがすべてではなくごく一部です。この制度の導入のためにいったいどれほどの税金が使用されたのか。もちろん環境の維持費も少なからぬ費用がかかることになりますから、それだけ負担する価値がある制度なのかという懸念もあります。

マイナンバー制度に対応するための民間企業の負担増と経営の圧迫も大きな懸念材料です。

ここがメリット！マイナンバー

マイナンバー制度の導入が決定されて以降、その是非を巡ってさまざまな意見が交わされていますが、その大半は懸念と疑問を指摘するものです。そもそも国が国民を番号として管理することに対する抵抗が強いことと、情報漏えいの危険性に対する不安を払拭できるような状況を行政が用意できていないことがその大きな理由です。

ただ、この制度は国が国民を簡単に管理できるためだけに導入する制度ではもちろんありません。

この制度の導入によって国民の日常生活にもさまざまなメリットが生じます。

日常生活の中でもっとも実感できるようになるメリットは手続きの簡便化でしょう。退職や引越し、各種保障制度の活用などなど、行政への手続きを行う際には必ずといっていいほど面倒な思いをさせられることになります。

「どうして行政機関での手続きはこんなに時間がかかるのか」「面倒な思いをしなければならないのか」と苛立ちを覚えた経験をお持ちの方も多いはずです。この問題もマイナンバー制度の導入によって大幅に軽減されることが予想されています。

マイナンバーひとつで国民のさまざまなデータを確認できるため、これまでいくつもの段階を減る必要があった手続きをスムーズに行えるようになります。これまで健康保険証が必要だった手続きもマイナンバー制度が導入されれば必要なくなることになっています。

また国民のデータを確認しやすくなることで間違いが起こりにくくなる点もメリットとして指摘されています。この点は本人の間違いではなく、他人による悪用を防ぐという点からも重要です。行政側が本人の確認を行いやすくなることでトラブルの予防対策としても役立つわけです。

社会全体の公正感を高めることができる点もマイナンバー制度のメリットとして挙げられています。

このマイナンバーでは所得と納税環境の情報も含まれており、不正な手段による生活保護や各種補助金の受給や税金逃れのための所得隠しなどを防ぐ際にも役立つのです。また行政側のミスによる課税の二重加算といったトラブルを防ぐ際にもメリットが期待されています。

このように、おもに作業の簡便化という点においてマイナンバーにはさまざまなメリットが備わっています。

このメリットは個人情報漏洩の不安というデメリットと背中合わせにあるものですが、管理さえしっかり行っていればより行政サービスを受けやすく、しかも国民ひとりひとりに適切な形でサービスが行き渡る環境を作ることができる制度なのです。

マイナンバーの相談は社会保険労務士？税理士？

マイナンバー制度の導入は個人よりも企業の方が切迫しているといってよいでしょう。従業員のマイナンバーを扱う機会も出てくるため、情報漏えいなどのトラブルを防ぐためにもしっかりとした環境づくりが求められます。

またこのマイナンバーは税金や年金、その他社会保険制度とも深く関わってくるため、経理の面においてもこの制度への対応が求められるのです。

企業の側でこうしたマイナンバーへの対応がしっかりできれば問題ないのですが、いろいろとわからないところが出てきたり、そもそもどのような対策が必要なのかがよくわからないケースもどうしても出てきます。

そんな時には専門家に相談するのが一番の近道となるわけですが、なにぶんできたばかりの制度、どの専門家に相談すればよいのか、適切なアドバイスをもらえるのか、不透明な面もあります。

企業がマイナンバーについて相談する際の選択肢として考えられるのは社会保険労務士と税理士です。前者は社会保険に関する、後者は税務に関する相談をおもに取り扱っているのですが、どちらのほうがよいのでしょうか？

この点に関してどちらの方が適している、という答はまだ出ていません。どちらもマイナンバー導入の相談に対応するための準備と環境づくりを行っている状況ですから、どちらに相談しても大丈夫、ともいえますし、逆に満足のいくアドバイスを受けられるかわからないともいえます。

基本的には社会保険や年金などに関わる疑問点がある場合には社会保険労務士に、税金に関する疑問点は税理士に相談するのがもっとも賢い選択肢となるでしょう。餅は餅屋、というわけです。

また、マイナンバーの導入の際には適切な環境づくりのため総務・人事の面における規定なども必要になりますが、そうした方面の疑問に関しては公認会計士も有力な相談相手となるでしょう。

このように適材適所、自分たちがマイナンバーに対してどのような不安や疑問を感じているのかに合わせて相応しい専門家に相談するのがもっとも適切な方法といえます。

問題なのはどの分野の専門家もマイナンバー制度に対してしっかり対応できるかどうか未知数な面もあるということです。

この制度の導入によってどのような問題が起こりやすくなるのかそのものが未知数な面もあるため、専門家でも十分に対策方法を把握し切れていない面もあるのです。この制度に対して積極的に取り組んでいるかどうか、各専門家ごとの個人差も出てくるでしょう。

それだけに社会保険労務士か税理士かの選択だけでなく、この制度そのものに詳しい専門家を見つけ出せるかどうかも大事なポイントとなってくるでしょう。