いつ・誰が・誰に・どんな文書を出したのかを公的に証明する
＜シチュエーションと目的＞
・差出人や受取人、文書内容や投かん日を法的に証明してもらう
・相手にこちらの要求を確実に伝えたいときなどに言った、聞いてないのトラブルを防ぐ
＜マナーとポイント＞
・内容証明郵便はむやみに使う物ではなく、受取人にはかなり深刻な印象を与えるため最終手段と考える
・内容証明郵便には決まった書式があり、横書きの場合は１枚26字×20行以内、または13字×40行以内、縦書きの場合は１枚20字×26行以内、それぞれ2枚以上にわたる場合は、綴り目に割印を押す。
・内容証明は誰でも書くことができる。しかし記録に残して支障があることを書いてしまわないように、法律に詳しい弁護士や行政書士に相談することが望ましい。
内容証明サンプル1＜売買契約解除の内容証明＞
| 当社は、平成○年1月１９日、貴社と「業務用冷凍庫」について売買契約を締結して1月31日に代金１００万円を貴社に支払、当社への納入日を2月１９日と定めました。しかし当日には納品がなかったので、翌日である2月２０日電話にて納入を再度依頼、その後も数日おきに電話にて納入をお願いいたしましたが、毎度お約束の日には届かず、いまだに納品されない次第です。 つきましては、貴社に契約を履行する意思はないものと判断し、本書面にて、貴社との売買契約かを解除いたします。 なお、契約解除にともなう返金と損害賠償については追って請求いたしますことを申し添えます。 平成○4月１９日 大阪府大阪市○まる○ 有限会社さかな組 代表取締役 酒井浩 大阪府大阪市○○○ |
・内容証明郵便は郵便局が文書を出したことを公的に証明してくれるのもの。
・数字、記号をそれぞれ一文字と数える
・理由とともに契約解除を通告
・字数が許す限り、簡潔に契約解除に至った経緯を述べる
・金額がすでに確定しているのなら、本状で具体的な金額を請求してもよい